リモートファシリテーションの技　その３「できないことは人に任せる」

リモートファシリテーションでは、役割分担がとても重要になってきます。
通常の会議ではファシリテーターがいろいろな役割を兼務しても大丈夫ですが、リモート会議ではそれでは成り立ちません。
どんな役割が必要なのかを解説していきましょう。

１．ホストと共同ホストを決める

会議を開催し、システム全体を取り仕切る役割となるのがホストです。
ホストはリモート会議の開催をセッティングし、会議の参加者に通知を出し、入室制限などを行ったりするという役割があります。
また、会議の記録をスタートさせたり、場合によっては参加者のマイクコントロール（ミュートやミュート解除）も行う必要があります。

このときに、次に説明するファシリテーターを共同ホストに指定しておくことをおすすめします。
リモートミーティングツールによっては共同ホストを設定することができないものもあります。(Teamsなど）
この場合は、ファシリテーターをホストに設定するのはおすすめできません。

また、ブレイクアウトルームの設定やスタートはホストが行うことになります。
事前にファシリテーターを打ち合わせをしておき、ここではいくつのグループに分ける、何分間にするなども決めておきましょう。

リモートミーティングツールに精通した人がホストを行うようにしたほうが、リモートファシリテーションはうまくいきます。

２．ファシリテーター

ファシリテーターは会議を進行する役割を担う人です。
会議の時に、急に「ファシリテーターをやってください」と言われても、いくら慣れている人でも会議の背景がわかっていなければ進行をすることは無理です。
そのため、ファシリテーター役は事前に決めておき、会議の主催者と会議の趣旨や進行に対しての打ち合わせを綿密に行っておきましょう。

さらに、ホスト役とも打ち合わせを行い、どのような作業をお願いするのかを事前に決めておくことも必要です。
特にブレイクアウトルームを活用する場合は、ホスト役にそのセッティングやスタートを依頼することになります。

ファシリテーターの意図がホスト役にきちんとつながるように、ファシリテーターが中心となって会議の進行を決めておくようにするのがリモートファシリテーションの大きなポイントとなります。

３．記録役

会議の記録役、グラフィッカーとも呼ばれています。
これを設定する理由はすでに述べていますが、ファシリテーターが進行しながらキーボードを打って記録をするのは困難です。
ぜひ記録役は別に設けてみましょう。

記録役は単に記録をするだけでなく、発言の確認を促すようにしてください。
発言の確認とは、記録したものと発言内容が合っているか、ということを復唱して行う行為です。

通常であればファシリテーターが行うのですが、これを記録役が行っても構いません。
そのため、記録役はファシリテーターの経験が豊富で、かつパソコンのキーボード操作に慣れた方を指定したほうが、リモートファシリテーションはうまくいきます。

４．タイムキーパー

タイムキーパーも通常はファシリテーターが兼務することが多いです。
しかし、ファシリテーターがオンライン会議に慣れていないと、うっかり時間のことを忘れてしまうこともあります。

これを防ぐために、タイムキーパーを一人決めておくのもいいでしょう。
この役割になった人は、共同ホストにしていしてもらうことをおすすめします。

場合によってはホストがタイムキーパーを兼ねても良いかと思います
リモートファシリテーションでは時間の管理もとても重要な要素となります。