ツールその１：Zoomのブレイクアウトルーム

ブレイクアウトルームを備えたリモートミーティングツールはいろいろあります。
その中でもZoomのブレイクアウトルームがオンラインファシリテーションとしては一番活用しやすいツールだと感じています。

そのため、今回はZoomのブレイクアウトルームに特化した使い方をご紹介します。

１．ブレイクアウトルームの準備の操作

Zoomのブレイクアウトルームの準備方法は次のとおりです。
ただし、この操作はホストまたは共同ホストしか行うことができませんのでご注意ください。

１．下のメニュー欄の「ブレイクアウトルーム」をクリック

２．メニューが出てくるのでいくつのルームを作るかを設定
　　目安としては、１ルーム３〜４人ですが、参加人数により部屋数の調整を行ってください。

３．「自動で割り当てる」か「手動で割り当てる」の選択を行う
　　「自動で割り当てる」にすると、参加者が適当な任意のグループに振り分けられます。
　　「手動で割り当てる」を行うと、次の画面で参加者をどのグループに振り分けるかの指定を行います。

４．ルームの名前を変更する
　　ルームの名前を自分で変更することも可能です。
　　変更したい場合は「名前の変更」をクリックして変更を行ってください。
　　変更する必要がなければ、そのままで大丈夫です。

５．「自動的に閉じる」時間の設定を行う
　　左下のオプション（Mac版は歯車マーク）をクリックすると、詳細の設定ができます。ここで時間の設定を行いましょう。
　　通常のバズセッションであれば３分程度で十分ですが、内容によって時間を変更してください。

６．「ブレイクアウトを閉じたあとのカウントダウン」を設定する
　　ブレイクアウトルームは５．で設定した時間で閉じますが、そのあとカウントダウンが始まり、その後ルームが閉じます。
　　これは会話を途中で分断されてしまうのを防ぐためにある程度余裕を持って設定しましょう。
　　通常は１０または１５秒程度で問題ありません。

７．自動参加を設定する
　　「割り当て済みの全参加者を自動でブレイクアウトルームに移動」にチェックを入れておきましょう。
　　ここにチェックを入れておかないと、参加者は自分でブレイクアウトルームに移動しなければいけなくなり、ロスタイムが生じてしまいます。

以上の設定ができたら、いよいよブレイクアウトルームをスタートさせましょう。

２．ブレイクアウト中のホストとファシリテーターの操作

Zoomのブレイクアウトルームにはホスト及び共同ホストは自動では参加が割り当てられません。
そのため、リモートファシリテーション中は以下の操作を行う必要があります。

１．ホスト、共同ホスト（ファシリテーター含む）もブレイクアウトルームに参加する場合
　　それぞれが自由に好きな部屋に参加することができます。
　　参加したいルームの人数にマウスを当てると、「参加」が出てきますので、ここをクリックするとその部屋に参加できます。　　
　　自動割り当ての場合、お互いに話し合って参加者の少ない部屋に入るようにしましょう。

２．ファシリテーターはブレイクアウトルームに参加しない場合
　　ブレイクアウト中に次の進行の準備を行ったり、議事録で抜け落ちている箇所などの修正作業を行うなど。
　　そういった作業をこの隙間時間に行うこともリモートファシリテーションでは必要になります。
　　そういった作業がなければ、好きな部屋を覗き見することもできます。
　　このときに、できればマイクはミュート、カメラもオフにしておいたほうが参加者のじゃまにならずに覗き見ができます。

３．参加者の移動
　　振り分けられたルームの中で、同じルームにしないほうがよい人同士という場面もあります。
　　その場合は、移動したい人を「移動先」で別のルームに振り分けてみましょう。

４．全員へのアナウンス
　　ブレイクアウト中に、参加者全員に何かを伝えなければいけない場合には「全員にメッセージを放送」をクリックしてください。
　　そこで伝えることを入力しブロードキャストをクリックすると全員にメッセージを送ることができます。

３．ブレイクアウト中の参加者の操作

ブレイクアウトルーム中、参加者は振り分けられたルームの中で少人数による話し合いを行う必要があります。
リモートファシリテーションでは、ブレイクアウトルーム中に各ルームでのファシリテーターも必要となるでしょう。

ブレイクアウト中のリモートファシリテーションを上手に行うためのコツをお伝えします。

１．チャットを使おう
　　ブレイクアウト中のチャット機能は、同じルーム内の人同士にのみ使うことができます。
　　ブレインストーミング的に発言を行い、チャットに記録をとるといいでしょう。

２．画面共有を使おう
　　ブレイクアウト中にも画面共有を行うことができます。
　　資料を共有したり、ホワイトボード機能を使って議事録をとるのもいいでしょう。

３．自分からファシリテーターになろう
　　ブレイクアウトで任意に振り分けられたとき、最初の第一声はなかなか発しにくいものです。
　　リモートファシリテーションをうまくやるためには、ファシリテーター経験者やリーダー格の方が自分からそのルームのファシリテーターになって、話し合いを進めてみましょう。

４．ブレイクアウト後の操作

ブレイクアウトが終了したら、メインのファシリテーターが各ルームの意見を聞き出すようにしてください。
そしてそれを記録役が記録していくことが大切です。

また、再度ブレイクアウトルームでの話し合いをやりたい場合は
・同じグループで再度実施
・グループチェンジをして実施
するのかを、ホスト役に伝えて操作してもらうことも必要です。

リモートファシリテーションを上手に行うために、ホストとファシリテーターはできるだけ別の人が行うことをおすすめします。