【ファシリテーション　宮崎　コンサルティング】資料は配らない

【宮崎のファシリテーションコンサルタントがお届けする会議のコツです】

 

会議っていうと、いつも膨大な資料を手にしてしまいますよね。

会議室に入ると、席にはすでにその日の会議の資料が山のように積まれている。
ではその資料、会議中にどのくらい目を通していますか？

これが不思議なことに、会議中は発言者が述べている部分とは全く関係のないところに目を通しているでしょ。

おまけに発言者がいうまでもなく、資料にその結論が書かれてあるので発言者の言うことは全然耳に入っていない。
プレゼンなんかでこれをやっちゃうと、せっかくいい説明をしても相手の担当者には耳に残らないんですよね。

ではどうするのか？

 

はい、タイトルの通り「資料は配らない」のがいいんです。

そうすると、会議中やプレゼン中は発言者に意識を向けてくれます。

しっかりと話しを聞いてくれるんですよね。

その上、手元に資料がないので重要なところはしっかりとメモを取ってくれるんです。

では会議やプレゼンが終わっても資料は渡さない方がいいのか？

これはパターンによって異なります。

 

プレゼンのように、企画などを提案したい場合はその意向をしっかりと記載されたものを渡した方がいいでしょうね。

また、報告会議の場合も報告内容、特に数値データなどが記載された資料は渡すべきでしょう。

逆に何かを生み出したり、話し合いで決議したい場合は「議事録」だけでもＯＫ。

つくった資料を先に配っちゃうと、決議と異なる場合に混乱をまねく恐れもあります。

ご注意を。

ま、資源のムダも考えて、紙で提供する資料はできるだけ簡素化して減らすことをおすすめしますよ。
 

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