【ファシリテーション　宮崎　コンサルティング】締めで必ず確認を

【宮崎のファシリテーションコンサルタントがお届けする会議のコツです】

 

会議で何か決議を行う。メンバー一人ひとりの行動が決定。
さぁ、今から行動開始だ！

で、誰がなにをやるんだっけ？
ほらほら、皆さん会議にちゃんと参加していましたか？

こういった決議事項や、何か重要な発言については、会議の最後に必ずまとめて、繰り返して皆さんに伝えましょう。

「では最後に、今日決まったことをお伝えします。
　田中くんはあさってまでにインターネットでの調査。
　加藤くんは依頼項目のまとめ、安田くんは…」

といった具合に、一人ひとりが何をいつまでに、どのように行動するのかをしっかりと伝える。
こうすることで、参加者全員が全員の行動を把握できますよね。
それに加えて、聞き漏れや聞き違いがないかをしっかりと確認することができます。
これがあるのとないのとでは大違い！

私も、昔会議で決まったはずのことを相手が行っていない、「言った、言わない」の議論を白熱化したことがあります。
確認を怠ると、こういった勘違いが起きちゃうものなんですよ。

それともう一つ。
例えば田中くんのやるべきことが決まったすぐ後に

「では田中くんはあさってまでにインターネットで調査を行うということで。
　田中くん、これでいいですか？」

と対象者にその場ですぐに確認すること。
こうすれば、田中くんもすぐに手帳にしっかりとメモをすることでしょう。

確認はしつこいくらい行うこと。
これが会議参加者一人ひとりの意欲を向上させるコツでもありますよ。

 

 

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