【ファシリテーション　宮崎　コンサルティング】書いて確認、書いて確認

【宮崎のファシリテーションコンサルタントがお届けする会議のコツです】

 

会議では発言をホワイトボードに書きなさい。
これは私が今までさんざ言ってきたことです。
もう耳にタコができたことでしょう。

しかしただ書けばいいってもんじゃないんですよ。
必要なのは「書いて確認」です。
これ、どういう意味でしょうか？

そもそもなぜ発言をホワイトボードに書かなければいけないのか。
これは記録という意味もありますが、出てきた意見をその場で確認する、という重要な役割も担っています。

こういった記録は最後は議事録となります。
ここで議事録と自分の発言内容が異なっている、自分の発言が抜けているということがよく起こります。
これは書記をたてて、書記だけがノートに記録をしているという場合に起こりがちなことです。

どうしてそうなってしまうのか？
これは書記が自分の主観だけで記録を取ってしまうからなのです。

これを防ぐためにも、ホワイトボードや付箋に出てきた意見を書いて、発言した本人に確認することが必要になってきます。
こんなふうにね。

「その件についてはコストダウンを図るべきだと考えます」
「この件についてはコストダウンを図る、ということですね」

発言したことを書いて、それを言葉にして相手に伝え直すようにします。
この繰り返しを行いながら、会議の参加者の発言を記録していくことで、あとから起こりがちなトラブルを防ぐことができます。

書いて確認。
ファシリテーターはこれをひたすら繰り返すことでみんなが納得する会議を作り上げられますよ。

 

 

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