どうすれば会議で早く、わかりやすく書くことができるのか？

　前回は会議で早く、わかりやすく書くこと「板書」の意味についてお伝えしました。
　板書をするというのは、単に記録を取るだけではない。
　会議の流れを作ることにつながり、それが組織の行動を促すことにもなる、最終的には組織改革を行うきっかけになるということでしたね。

　それだけにファシリテーターの「板書」というのは、とても大きな意味を持つのです。
　けれど、いざ書こうと思ってもうまく書けない、どのように書けばいいのかわからない、という人も多いでしょう。

　ということで、今回は会議での板書のコツ「早く、わかりやすく書くテクニック」についてお伝えしていきます。

 

【そもそも書き方にルールはない】

　ファシリテーターになりたてで、板書を行おうと思った時に多くの人が悩むことがあります。
　それがこれ。
「どのように板書すればいいのかわからない」

　実はこの悩みはまったく気にすることはありません。
　そもそも、板書のやり方にルールなんてありません。
　自分が書きやすいように書けばいいんです。

「えっ、そんなのでいいの？」
　はい、いいんです。
　ファシリテーターの世界では、１００人いれば１００通りのやり方があるとも言われるくらいですから。
　板書のやり方にも、自分の個性を出せばいいんです。

「でも、こんなことをしてはいけないとか、こんなことをするべきだ、なんていうのはありますよね」
　まぁ確かに、ここは逃さないほうがいいよ、というものはあります。
　まずはそういった基本的に「これは押さえておいたほうが良い」という点を解説していきましょう。

 

【板書をするときにはこれだけは押さえておけ！】

　板書に基本的なルールというのはありませんが、会議の記録を取るという点において、以下の３つの項目は押さえておいたほうがいいでしょう。

１．会議の目的、目標を書き記す

　そもそもこの会議のテーマ（目的）はなんなのか。
　なにを決める会議なのか（目標）。
　この２点は板書の最初に記載しておくことをおすすめします。

　そうすることで、板書をそのまま議事録として活用する時に、一目で何の会議なのかがわかりますからね。
　また、会議の参加者も常にホワイトボードなどに会議の目的、目標が掲げられていると、それを意識して意見をするようになります。

　さらに会議が脱線しそうになったときには、記載された目的や目標を指し示して
「今回の会議はこの目的、目標ですので、今の発言は方向性が違うため別の機会に取り上げることにしましょう」
というように、ファシリテーターが脱線を戻しやすくすることができます。

２．日時と場所とメンバー

　いつ、どこで、誰が会議に参加したのか。
　これもできれば板書しておきましょう。
　これも、板書をそのまま議事録にした時に、後から振り返ろうとした場合に必ず必要となる項目だからです。

　これを記載しておかないと、いつの会議だったのか、どこでやったのか、どんな人が参加したのかが全くわからなくなりますからね。
　これはルールと言うよりも、必須項目として覚えておいて下さい。

　参加者が多い場合は全員の名前を書き記す必要はありません。
　例えば同じ部署内の会議であれば「◯◯課メンバー」みたいな感じで簡略化してもかまいません。
　もしくは、参加者のリストを別資料として添付しておいてもいいでしょう。

３．参加者の発言

　これを書き記すことは当たり前ではあるのですが、案外板書をし忘れてしまうことがあります。
　会議での参加者の発言は、必ず全て板書することを心がけて下さい。

「でも、この意見は脱線したものだから不要では？」
　そういう意見もありますよね。
　こういった意見については「トラッシュボックス」という枠を作って、本題とは別のところに記録しておいて下さい。

　ちなみに「トラッシュボックス」とは「ゴミ箱」という意味です。
　といっても、その意見をゴミとして捨てるのではありません。
　この会議でこんな意見も出されたという記録を残しておくのです。

　そうすることで、後々別テーマで会議をした時に
「以前の会議でこんな意見も出されたことがあります」
という感じで、脱線した意見を取り上げる機会がでてくるかもしれませんからね。

 

【早く書くコツ】

　ではそろそろ本題に移りましょう。
　まずは「早く書くコツ」です。
　板書に慣れていないと、急いで書かなきゃと思って焦ってしまうでしょう。

　その焦りを無くすために、早く書くコツを５つ紹介します。

１．漢字が出てこなければカタカナ、ひらがなで書く

　不思議なもので、ペンを持つと感じを忘れてしまうという不思議な法則があります（笑）
　実際に、ペンを持った人だけが単純な漢字が思い出せない、という場面をたくさん見てきました。

　こういうときに慌ててスマホを取り出して漢字を検索していると、時間がもったいなくなります。
　こういうときには潔く、出てこない漢字をカタカナ、ひらがなで書きましょう。
　おすすめはカタカナの方です。

　なぜならカタカナというのは漢字を崩してできた文字だからです。
　なので、カタカナで書いたほうがしっくりきます。

　また、画数の多い漢字を、あえてカタカナなどを使うということもありですよ。
　私は「会議」と書く時には「会ギ」と書くようにしています。
　そうすると時間短縮につながりますからね。

２．単語、短文で書く

　文章で書こうとするとどうしても時間がかかります。
　だから単語や短文で、とにかく短めに書くんです。
　でもこのままだと意味が通じない。

　だから矢印や丸で囲んで線で繋いだりして、接続詞の代わりにするんです。
　これだけでも時間短縮につながります。

　私は「だから」や「なので」のような順接の接続詞の場合には、矢印を多用することが多いですね。
　また禁止項目などの場合には、その単語を書いて「×」印を赤でつけたりすることもあります。
　これだけで意味は充分通じますよ。

３．記号を使う

　先ほど紹介したように「×」印や「◯」印などの記号を上手に使うと、否定や肯定の意味として捉えられるので時間短縮につながります。

　他にも「？」を使えば、疑問という意味になるし。
　「！」を使えば重要事項という意味にも捉えられます。
　また「※」を使うと、補足事項という意味で見ることができます。

　他にも思いついた、共通認識できそうな記号を上手に使うことで、文字を書かずにその意味が伝わることも多いですよ。

４．要約してから書く

　板書というのは、発言を一言一句そのまま書くわけではありません。
　その内容をある程度要約して書くことになります。
　そのため、まずは相手の発言をしっかり聴いて、要約をしてみましょう。

　その要約が正しいかどうかを発言者に確認を取ってから、要約したものを板書するといいでしょう。
　逆に、要約したものを板書して「これでよろしいですか？」と確認をとってもかいまいません。

　これには要約力というものが必要となり、訓練が大事になります。
　そのため、普段の会話から要約をして相手に返すという練習を繰り返しておきましょう。

５．略称を使う

　発言の中には正式名称ではなく、略称でも意味が通じるものがあります。
　特に多いのは、アルファベット３文字の略称というものです。
　けれど、あまり慣れていない人の前で使うと意味がちんぷんかんぷんになるので、ある程度共通認識されたものだけに限定しましょう。

　また、長い言葉をあえて短くしてみるのもいいでしょう。
　例えば「コミュニケーション」というのを「コミュ」と記載したり、「スマートフォン」のことを「スマホ」といったり。
　これも、日頃から耳にするような短縮形の略語を使うと、板書も早くなりますよ。

　ただし、自分にしかわからないようなオリジナルの短縮形は避けてくださいね。
　実は昔、会社勤めしていた頃に部長が「Ｋ／H」という言葉をよく使っていたんです。
　でも、これが意味不明で。
　何の意味か尋ねたら「Know-how」ノウハウの略語だったです。
　これはさすがにわからなかったですね（笑）

 

【わかりやすく書くコツ】

　早く書くだけならなんとなくできるようになるでしょう。
　けれど、それだけでは板書されたものからすぐに内容を把握するのが難しくなります。

　そこでわかりやすく各コツを５つ紹介しましょう。

１．色を使う

　黒一色で板書されると、どれが重要事項なのかが分かりづらいです。
　そのため、赤や青といった色を上手に使いましょう。
　色の使い方にルールはありません。
　自分なりのルールでかまいません。

　私は
　赤：重要事項や決定事項
　青：補足事項や発言に対しての意見

　というように自分の中でルール化しています。
　自分で決めたルールに従って、徹底して行っていけば周りも勝手にそのルールについていくようになりますよ。

２．アンダーラインを引く

　仮に黒一色で板書してしまったとしても、後から赤や青でアンダーラインを引けば、どれが重要事項なのかということがわかるようになります。
　また、アンダーラインも直線だけではなく、波線や二重線などを使うのもいいでしょう。

　アンダーラインだけでなく、打ち消し線というのを使うことも重要です。
　板書した意見で「それは不要だ」と思われたものについては、それを消すのではなく打ち消し線にしておくのです。
　そうすることで、その意見が出されたという記録は必ず残ります。
　ただし、それが不要であると後から判断された、ということがわかるので会議の記録としても役に立つのです。

３．ナンバリングをする

　意見がたくさん出てくるような場面では、意見に対してナンバリングをするといいでしょう。
　ナンバリングとは
　１．・・・・
　２．・・・・
　のように、意見に番号を振ることです。

　そうすることで、後から意見に対して意見を述べようとした時に
「３番の◯◯についてですけど」
というように、どの部分について意見を述べようとしているのかがすぐにわかります。

　また、ナンバリングをしておくと、最終的に「◯番を採用することに決定しました」というかたちで、板書されたものからすぐに見つけ出すこともやりやすくなります。

４．字下げをする

　これはナンバリングと同時に使うとわかりやすくなります。
　板書する時に、以下のように大項目、中項目、小項目にナンバーを振って、書き初めをずらしていきます。

１．◯◯◯について
（１）△△△
　①・・・
　②・・・
（２）×××

　こうすることで、今どの部分の何を議論しているのかが分かるし、議事録としても見やすくなり、話し合いの区切りが明確になります。
　この字下げについては、普段の文章を書くときから癖付けしておくといいですよ。

５．図を使う

　言葉にすると表現が難しいような場合、簡単な図を描くようにしてみましょう。
　これは百聞は一見にしかず、図のほうが直感的にイメージが捉えやすくなりますからね。

「でも、私は絵を描くのが下手なので」
　いえいえ、大丈夫です。
　何も上手に描けとはいいませんから。
　なんとなくイメージが伝わればそれで充分です。

　単純に◯や△などを組み合わせるだけでもＯＫ。
　言葉にすると難しそうなものでも、こういった図があるだけでイメージがスーッと頭の中に入ってきますから。
　思い切って図を描くことに挑戦してみましょう。

【後は慣れるしかない】

　今回は早く、わかりやすく板書をするコツをお伝えしました。
　でも一番大事なのは、こういったことを知識として知っておくだけでなく実践でどんどん使ってみることです。

　最後は「習うより慣れろ」がこの世界の鉄則です。
　どんどんやってみて、もうちょっと工夫するべきかなと思ったら次回それをやってみる。
　この繰り返しです。

　板書は一日にしてならず。
　繰り返しやって慣れていくことで上達し、ファシリテーターとしてよりわかりやすい板書ができるようになるのですよ。

【おわりに】

　今回の「早く、わかりやすく書くコツ」はいかがだったでしょうか。
　実は他にもいろんなテクニックがあるのですが。
　その中の一つに「３色のペンを左手に握っておく」というのもあります。

　こうすることで、すぐに色をチェンジすることができます。
　それぞれのペンを指の間にはさんでおくのです。
　これ「ファシリテーターグリップ」と誰かが名付けたようですが、私もほとんど無意識にこれをやっています。

　ともあれ、こういったコツをとにかく実践してみて下さい。
　きっと書くことが楽しくなってきますよ。

　ところで、早く書けるようになると会議の時間短縮につながります。
　他にも会議の時間を短縮するコツというのがあるんです。
　次回はこの「会議の時間を短縮するコツ」についてお伝えしましょう。

　次回も乞うご期待！