長い会議を短くするための秘訣はこれだ！

　前回は「早く・わかりやすく書くコツ」についてお伝えしました。
　会議で書くこと、これは楽しみながら行うのが最大のコツです。
　いろいろと工夫をして、一目で見やすくなるような板書を心がけていきましょう。

　今回はながーくなる会議を、どのようにすれば短くすることができるのか。
　ファシリテーターとしては一番の醍醐味とも言えるテーマです。
　そして、会議に参加する誰もが願っているテーマではないでしょうか。

　会議を短くするための秘訣、これを早速学んでいきましょう。

【そもそもどうして会議が長くなるのか？】

　会議を短くする秘訣を紹介する前に、そもそもどうして会議が長くなるのか
　その原因を知っておかないと、対策を施すことはできませんよね。
　ということで、会議が長くなる主な理由を５つご紹介しましょう。

 

１．会議の目的・目標が不明確

　そもそもこの会議は何のためにやるのか？
　今日はなにをどこまで決めればいいのか？
　これらを会議の参加者が把握していないことが大きな理由と言えます。

　会議の主催者だけがこれを知っていても、参加者が知らなければどんな意見を求められているのか、どんな意見を出せばいいのかがわかりませんからね。
　その結果、頭を捻ってウンウン唸る時間だけが過ぎていくのです。

　また、会議の目的・目標が不明確だからこそ、会議が脱線してしまい無駄な時間が過ぎていきます。
　さらに脱線そのものに気づかなかったり、脱線を元に戻そうとしてもうまくいかなかったり、ということが起きてしまいます。
　これこそ、会議が長くなる大きな理由なのです。

２．資料を読む時間が長過ぎる

　報告会議などでは、それぞれが報告する資料を元に発表をするでしょう。
　しかし、作成した資料を一からひたすら読み上げるという、魔の時間が生じてしまうのです。

　発表者も重要なところだけをピックアップして読めばいいのに。
　なぜかそういうことはせずに、書いてあることを全て読み上げようとしてしまいます。
　これは大きなロスタイムです。

　そもそも、資料を読み上げたところで聞いている人がどれだけそれを理解できているのか疑問ですね。
　この読むだけの時間が長すぎると、会議が本当に間延びしてしまうのですよ。

３．独演会が始まってしまう

　これは以前お伝えした会議の脱線の一つです。
　やたらと自分の意見を言いたい人が、急に独演会を初めてしまい、時間を奪ってしまうというケースです。

　言いたいことは分かるのですが「今その話って本当に必要なの？」と思ってしまいますよね。
　本筋に関係する重要な情報であれば問題ないのですが、そのほとんどが思い出話や自慢話、関係ない枝葉についての持論だったりします。

　そして、その話を聞かされている他の参加者が「いい加減にしてほしい」という意思表示をしない。
　だから、ますます図に乗って独演会が進行して会議の時間が奪われるのです。

４．会議の参加者が多すぎる

　会議の参加者がやたらと多いと、合意形成にはどうしても時間がかかります。
　できるだけ多くの人が賛同するようなまとめ方をしないといけませんからね。

　そもそも、それだけの人数が参加する必要があるのか？
　意思決定に必要な人達が本当にそこに参加しているのか？
　これもまた疑問です。

　さらに悪いのは「自分には関係ない話だ」と思うと、会議とは関係のない内職を初めてしまう人もいます。
　そしていざ決議で意見を求めようとすると、途中の話を聞いていないので「何のこと？」となってしまい、説明を一からするハメに。
　これもまた、会議の時間を伸ばす要因のひとつなのです。

５．その場で考えさせてしまう

　会議でなにを話し合うのか、そういった事前情報がないまま会議に参加させてしまう。
　そうなるとなにが起きるのか？

「これについてご意見はありませんか？」
　そう問われても、その場ですぐに意見なんて出てきやしません。
　だって予備知識がないままですからね。

　その結果、会議の場が「しーん」となってしまいます。
　こうやって議論が停滞してしまい、無駄な時間だけが過ぎていくという結果になることも多いものです。

【だったらどうすれば時間短縮になるの？】

　ここまで原因がわかれば、対策は簡単なことですよね。
　先ほどの原因を全て叩き潰せばいいんです。
　ということで、会議の時間を短縮する５つの秘訣をお伝えしましょう。

１．会議の目的・目標・アジェンダを事前に共有

　会議の目的（何のために行う会議なのか）、目標（なにを決める会議なのか）を会議開催通知などで事前に参加者に共有するということ、これは必須です。
　そうすることで参加者も事前準備をして会議に臨むことができます。

　さらに会議のアジェンダ（どの順番で何を議論するのか）もできるだけ事前に配布しておきましょう。
　そうすることで、どこでどんな意見を言えばいいのかが明確になります。

　事前準備ができているから、会議の内容に対して意見を出すことができるんですよ。
　また、出された意見に対して自分の意見を伝えることもできます。

　会議での意見が出ないという無駄な時間をなくすためにも、この事前準備としての会議の目的・目標・アジェンダを伝えることはとても大切です。

２．資料は事前配布

　会議の資料はできるだけ事前に配布し、目を通してもらうようにしましょう。
　よほどマル秘の資料でない限り、会議当日に始めて目を通すというようなことは避けたほうがいいです。

　事前に目を通してもらっておけば、その中で特に重要な項目だけを発表すればいいですからね。
　それが会議の時間短縮につながります。

　また、どくしても会議の資料を当日に配布する場合。
　発表者は重要な項目のみに絞って発表するように心がけましょう。
　原稿を読むような感じで発表するのではなく、重要なキーワードを拾って「結論から伝える」ように心がけましょう。

　発表のコツはPREP法を使うことです。
　細かいやり方は割愛しますが、結論から話すことを心がけて下さい。

３．議題や発表の制限時間を決めておく

　アジェンダを事前配布する時に、各議題に対しての制限時間を事前に決めておき、それも一緒に掲載しておくことをおすすめします。
　そうすることで、会議の参加者も時間を意識してもらいやすくなります。
　これが独演会を防ぐことにもつながります。

　また独演会が始まった場合でも
「この議題についてはこの時間までに終わりたいので、要点だけをまとめて発表して下さい」
という感じで、ファシリテーターが注意を促しやすくなります。

　また、一人の発表時間をルールで決めておくのもいいでしょう。
「発表は１分以内に、要点をまとめて行う」
というようなルールがあれば、独演会が始まりかけた時に注意を促すことができますからね。

　時間意識はファシリテーターだけでなく、会議の参加者にも持ってもらうこと。
　これをぜひ行って下さい。

４．会議の参加者を必要最小限にする

　そもそもこの議論を行うのに、意思決定できる人がどれだけ必要なのか。
　こういったことを事前にしっかりと考えて、適切な会議の参加者を決めるようにしましょう。

　定例的に全員が参加する会議だから、というようにするから時間が伸びてしまうのです。
　特に合意形成では、決定権を持つ人だけが合意の段階に参加するようにしたほうがいいですよ。

　単に情報を共有したいだけの会議であれば、わざわざ人を集める必要はありません。
　文書で配布したり、その組織のリーダーなどがメンバーに対して発表したりというようにすれば、いちいち無駄な参加者を集めることも不要になるでしょう。

　メンバーだって暇じゃないんですから。
　無駄かな意義に参加させないような工夫を行ってみましょう。

５．具体的なアクションプランを決める

　会議の結論のほとんどが、誰が、何を、いつまでに行うのかというアクションプランになるでしょう。
　このアクションプランを決めるということを事前にみんなが理解しておけば、意見も出しやすくなります。

　また、アクションプランが明確になれば会議後に各々がすぐに行動を起こすことができます。
　行動を起こせば、次の会議では何を発表し、なにを議論すれば良いかも見えてきます。

　つまり、次の会議で話し合うべきことが明確になるということです。
　なので、会議の最後は必ずアクションプランを決めることを意識しましょう。
　そして担当になった人に、何を、いつまでに行動するのかを意識づけさせます。

　このような５つの会議のコツを使うことで、会議時間は間違いなく格段に短くなります。

【会議は会議室だけで起きているのではない】

　そしてもう一つ意識をしてほしいことがあります。
　それは「会議は会議室だけで起きているのではない」ということです。
　なんだか聞いたことのあるようなセリフではありますが（笑）

　会議というのは、事前準備の段階から始まっています。
　会議の段取りを考えたり、必要な備品を準備したり。
　さらに、参加者は会議の資料を読み込んで意見を事前にまとめたり、などなど。

　こういった事前準備がきちんとできていると、会議の時間は驚くほど短縮することができます。
　しかし、何の準備もせずに行き当たりばったりで会議を行っても、何一つ決まらずに無駄な時間だけが過ぎていく。

　もう一度いいます。
　「会議は会議室だけで起きているのではない」
　会議の事前準備をしっかりと行い、ファシリテーターも参加者も会議前に意識を高めておくことで、会議が効率よく行われていきます。

　このことをしっかりと自覚しておきましょう。

【会議の時間短縮がコスト削減になる】

　企業や組織では、常にコストダウンを意識していると思います。
　コストダウンと聞くと、いかにして出ていくお金を減らすのか、ということに意識が向くでしょう。

　その結果、買いたいものが自由に買えずにストレスが溜まったり。
　残業したいのに残業カットされるから、仕事がどんどん遅れたり。
　結果的に生産性が下がってしまう危険があります。

　実は、このコスト削減の一番の方法は「会議時間を短縮すること」なんですよ。
　それはどうしてか？

　そもそも企業では、働いている時間には「時給」というものが発生します。
　ただ会社にいてぼーっとしていても、企業はお金を払う必要があるのです。
　そのぼーっとしている時間の代表格が無駄な会議なのです。

　会議の時間が短縮すれば、それだけ業務に活用できる時間が増える。
　そうなると残業時間も減らすことができるし、仕事の生産性も上がっていきます。

　このようにして無駄な人件費を減らすことで、浮いたお金を他のものに活用することができます
　そうすると、仕事に対してのストレスも減るし、さらに生産性も上がるというものです。

　一度、会議１時間にかかる人件費を掲載誌てみて下さい。
　１回の会議にどれだけコストがかかっているのか、それを参加者全員が自覚をすると、時間のかかる会議を無くそうという意識も高まるでしょう。

【おわりに】

　今回は会議の時間をいかにして短くするのか、ということについてお伝えしました。
　そこにはいろいろな工夫があることについて理解していただけたと思います。

　会議時間を短くしようとして、一番やってはいけないのが
「トップの決断をメンバーに押し付ける」
というものです。

　確かに会議時間は短くなります。
　けれど、その結論に対しての納得度はどうでしょうね？
　おそらく不満が溜まってしまい、その後の行動のほうが停滞してしまうという危険性が高まります。

　いかにして効率よく、効果的な結論を導くのか。
　それが良い会議であり、その会議をプロデュースするのが良いファシリテーターではないでしょうか。
　あなたも良いファシリテーターになりたければ、会議の時間短縮の工夫を意識していきましょう。

　時間短縮のコツはわかりました。
　けれど、こちらが計画したとおりに話し合いが進まない、時間管理が難しい。
　そういう方もいるでしょう。

　ということで次回は「時間管理のコツ」についてお伝えします。
　これをつかめば、さらに会議の時間を短縮することも可能になりますよ。

　次回も乞うご期待！