【ファシリテーション　宮崎　コンサルティング】会議は目的を分けて

【宮崎のファシリテーションコンサルタントがお届けする会議のコツです】

 

よく会社でやる会議に「定例報告」みたいなものがありますよね。

ここでよくやっちゃうのが、一つの報告事項の問題をその場で解決しようとしてしまうこと。

 

「…という問題が発生したんですよ」

「そうか、それじゃこれをどうしたらいいかな？　みんな、何か意見はないか？」

って具合にね。

 

実はこれ、会議では非常に効率が悪くなっちゃうんです。

なぜなら、その後に控えている報告者を後回しにしてしまうし、この問題に直接関係ない人まで巻き込んでしまう。

おまけに十分な資料も用意できないまま突然対策会議になってしまい、あわてて準備に走る。

結果的に予定時間より大幅に伸びちゃったりムダにあくびをしている人を増やしたりしてしまうんですね。

 

ではどうするのがいいのか？

 

まず、今開いている会議の「目的」をはっきりとすること。

「報告会議」なのか、「対策会議」なのか、はたまた「企画会議」なのか。

目的をはっきりさせると、参加者もそれなりの準備ができますよね。

 

特に定例会議と言われるものは、その目的のほとんどは「報告」のはず。

ですから、報告する項目を一通り終えてから、あらためて問題に関する会議を開くのがベスト。

 

同じ時間で実施するのであれば、問題点だけをホワイトボードなどに記録し、報告事項が終わってから取りかかるといいですよ。

そうすれば全員でその問題に取りかかる意識が高まりますからね。

 

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