【ファシリテーション　宮崎　コンサルティング】議題は事前に告知を

【宮崎のファシリテーションコンサルタントがお届けする会議のコツです】

 

会議というと、ほとんどの場合が次のパターンのいずれかでしょう。

１．不定期で事前に予告されているもの
２．突発的に発生するもの（問題解決会議など）
３．定期的に開かれるもの（報告会議など）

 

事前に予告される１．のような会議の場合、会議通知などが作成され、そこに議題が書かれていることは多いですよね。

これだと、事前に資料も頭の中も整理できるので割と進めやすいんですよ。

２．の場合、突発的ではありますが人員を招集しますよね。

この時にしっかりと「何についての会議なのか」を一緒に伝えることを怠らなければ、それなりの準備はできるもの。

あまりにもあわてすぎて「何について議論するのか」を伝え忘れることもしばしばあるでしょう。

会議招集者は議題も一緒にしっかりと伝えることをお忘れなく。

問題なのは３．の場合。

いつもやっていることだからといって特に何も準備せずに会議に出席することが多いでしょう。

これが落とし穴なのです。

そのせいで、つい議論がだらだらとなってしまうことが多いんですよ。

定例会議だからこそ、議題を持っている人は会議参加者に事前にその議題を知らせておく必要があります。

そしてできるだけ事前検討をしてもらうことが大切ですね。

事前に知らせる事ができないのであれば、開始時刻前にできるだけ集合してもらい、簡単でもいいから状況を説明しておくといいでしょう。

会議は時間内にすべてをおこなうのではなく開始前の時間を有効に使いましょう。

 

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