【ファシリテーション　宮崎　コンサルティング】時間管理はきちんとね

【宮崎のファシリテーションコンサルタントがお届けする会議のコツです】

 

「あ～、今日も会議の時間が延びたのかよ」

そうグチを言っている人も多いんじゃないかな。

どうして会議って、ついつい時間延長してしまうのでしょうね。

 

それは、会議の時間管理がうまくいっていないから。

おそらく終了予定だけをにらんで会議を行い、気がついたらその時間になっていた、なんてことが多いはず。

では会議の時間管理って、どうやればいいのかな？

 

まず、会議のプロセスを決定するところから始めましょう。
例えばいくつかの部署からの報告会議。二時間の会議で五つの部署からの報告を受けるのであれば、単純に割って一部署あたり２４分。

ま、前後の余裕を見て一部署あたり２０分が妥当でしょう。

 

その時間を意識しながら、意識してもらいながら会議を進行していきます。

 

このように、会議の中身を細かなプロセスで分割して、一つ一つのプロセスをどのくらいの時間で終了させるのかを事前に計画しておくのです。

こうすることで、一つのプロセスが多少伸びても、後から調整しやすいですからね。

そのため、会議の進行役は常に時計を意識しておく必要があります。

遅れ気味になったな、と思ったらその旨を参加者に伝えて、一人の発言を短くしたり発言を促したりといったことを行っていくのです。

会議の中で一番不満が出るのが、会議が延びてしまうこと。

会議後の予定を立てている人もたくさんいるでしょう。

みんなが気持ちよく会議を行うためには、進行役は時計とにらめっこしながら、意識を持って進めてくださいね。
 

 

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