報告内容を絞ろう【ファシリテーション　宮崎　オンライン　リモート　研修】

宮崎やリモートのオンライン研修で会議・ファシリテーション指導をしているコンサルタントがお届けする会議のコツです。

 

無駄な会議をいかにして減らすか。

これは永遠のテーマとも言えます。

そのための方法の一つとして

「報告内容を絞る」

というものがあります。

これはどういうことなのか？

そもそも無駄な会議として時間をかけてしまうのが「報告事項」です。週一回の会議であれば、先週の売り上げ報告や経過報告など、いろいろなところからさまざまな報告があがってくるでしょう。

ここで一つ一つの部署から全部の報告を出されてしまうと、それを読み上げるだけで時間がかかってしまいます。

これが無駄な会議、いや退屈な会議を生み出してしまうのです。

だから報告事項を絞るのです。

そもそも、できあがっていることや終わったことはその事実を知ればよいだけなので、文書だけでも問題ありません。

では何を報告するのか？

それは「まだ終わっていない項目」や「問題のある項目」についてです。

そして、その報告は次の議題を生み出すことにつながります。

まだ終わっていないことに対しては、どうすれば期日内に終わらせるかを検討する。

問題のあることに対しては、どうすれば問題解決ができるかを議論する。

ここで注意が必要なのは、検討会議や問題解決会議をその場で行わないこと。

これは別途指示をして関係者を集めて別に会議を開かせることです。

そのため、その場を取り仕切る責任者はこれらの報告を聞いて、適切な会議開催指示を行うことが必要になります。
こうすれば時間のかかる無駄な会議は減らせます。

報告会議はスピーディーに終わらせ、本当に必要な実のある会議を推進させていきましょう。
 

 

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