会議の質は参加者の姿勢で９割決まります

　前回は「会議の成否はトップの態度が左右します」というテーマでお伝えしました。
　アイスブレイクで場が盛り上がっても、トップの態度一つで空気がガラッと変わってしまう、というお話でした。

　けれど、会議の場はトップやファシリテーターだけがつくるものではありません。
　参加者一人ひとりの「態度」が、会議の質を決めます。
　同じ議題、同じメンバーでも、参加者の姿勢が変わると、会議の空気は本当に変わりますよ。

　そもそも会議って、何のためにやっているのでしょうか？
　わざわざ時間を合わせて、同じ場所（あるいは同じ画面）に集まる。
　それは「人の知恵と納得を集めて、決めて、動く」ためです。
　だからこそ、参加者が受け身だと会議は空回りしますし、逆に参加者が当事者になると会議は一気に前に進むんです。

　ということで、早速会議の参加者として、当事者として会議に参加するためにどのような姿勢が必要なのかをお伝えしていきましょう。

【参加者の態度で失敗した会議】

　私が以前参加した会議で、「これはもったいないなぁ」と感じたものがありました。
　議題は悪くない。資料もそろっている。時間も確保している。
　なのに、会議がまったく前に進まないんです。

　原因は何か？
　トップの態度ももちろん大事です。前回お伝えした通り、トップが相手の目を見てきちんと聴くことは鉄則です。

　けれどその会議では、参加者側にも「会議を止める態度」がいくつも見られたのです。
　具体的にどんな態度をしていたのかを紹介しましょう。

１．「聞いているフリ」をしている

　メモも取らない。うなずきもない。目線も合わない。
　話している人からすると、「自分の話、届いてる？」と不安になります。
　そして不安になると、説明は長くなります。結果、会議が長引きます。

２．スマホ・内職が当たり前になっている

　これはもう、場の空気を冷やします。
　本人は「急ぎの確認をしているだけ」と思っていても、周りはそうは見ません。
　参加者が“ながら”を始めると、誰かの発言も“ながら”で受け止められてしまう。
　会議の質が落ちるのは当然です。

３．発言が“評論家”になっている

　「それは無理」「前も失敗した」「現場は違う」と否定は早いのに、代案は出ない。
　これが続くと、だんだん誰もアイデアを言わなくなります。
　意見が出ない会議は、雰囲気が「発言しにくい」状態になっているからだ、という話を以前しましたが、まさにこれです。

４．会議中は黙って、終わった後に文句を言う

　これ、意外と多いんですよ。
　会議の場では何も言わない。決まったことにもその場ではうなずく。
　なのに、会議室を出た廊下や社内チャットで「やっぱり無理だよね」と言い始める。
　いやいや、だったら会議で言いましょうよ、と私は思ってしまいます。

　では、どうすればいいのか？
　ここからは「会議参加者としての態度」を、具体的に７つにまとめてお伝えします。

【参加者は“３つの役割”を持っている】

　その前に、参加者の役割を整理しておきましょう。
　会議の参加者には、大きく３つの役割があります。

　１．情報提供者（現場の事実やデータを持ち込む）
　２．意思決定者（優先順位をつけて決める）
　３．実行者（決まったことをやり切る）

　あなたがどの役割でその会議に呼ばれているかで、取るべき態度は変わります。
　けれど共通して言えるのは、「自分の役割を果たす意識」を持つこと。
　これがあるかないかで、会議は締まるか、締まらないかが決まります。

　当然ながらすべての役割を果たすような場合もあるでしょう。
　その時は、会議の場では今どの立場になっているのかを自覚することが大事です。
　まずは自分がどの立場にいるのか、そこをしっかりと認識しましょう。

【会議参加者としての７つの態度】

　では具体的に会議の参加者は、どのような態度を取ればいいのか。
　これを７つの項目にまとめてみました。

１．目的とゴールを“自分の言葉”で確認する

　会議が長引く原因の多くは、「何を決める会議なのか」が途中でぼやけることです。
　だから参加者として、冒頭でこう自分に問いかけてみてください。

　「今日は何を決めるんだっけ？」
　「決まったと言える状態はどんな状態だろう？」

　もしゴールが曖昧なら、勇気を出して確認しましょう。
　「今日のゴールって、Ａ案Ｂ案を絞るところまでで合ってますか？」
　これだけで、会議の迷子を防げます。

２．“手ぶら”で来ない（最低３分の準備をする）

　会議の質は「段取り八分」といわれるように、会議前に８割決まっているものです。
　これは参加者も同じ、といってもこの程度の準備でＯＫです。

・資料に目を通す
・自分の意見を一つ持ってくる
・確認したいことを一つ用意する

　これだけで、会議の参加者は“受け身”から“当事者”に変わります。
　逆に言えば、手ぶらで来るとどうなるか。
　話を聞いてから考え始めるので、発言が遅れます。
　結果として会議の終盤になって「えっと…」となり、時間切れで何も決まらない。
　これ、本当にもったいないんですよね。

３．まずは「なるほど」で受け止める

　これはトップだけでなく、参加者にも効きます。
　前回、トップが普段から「なるほど」で相手の意見を受け止める訓練を、という話がありました。
　この「なるほど」は、相手を肯定する魔法の一言です。

　意見を聞いてすぐに反論したくなること、ありますよね。
　でも、いきなり否定から入ると、相手は防御モードになります。
　まずは一呼吸おいて、

　「なるほど、そういう見方があるんですね」
　「なるほど、そういう事実が起きているんですね」

　と受け止める。
　すると不思議なことに、議論が“戦い”ではなく“共同作業”に変わります。

　ここでのポイントは、賛成することではありません。
　「理解した」というサインを送ることです。
　理解されないまま反論されると、人は納得しませんからね。

４．話を聴くときは「目・うなずき・メモ」

　会議は言葉で進みますが、空気は態度で決まります。
　特に「聴く姿勢」は、会議の安全基地になります。

　・話す人の方を見る
　・大きくうなずく
　・相槌を入れる
　・メモを取る

　これができると、話す側は安心して話せます。
　トップだけでなく参加者全員がこれをやると、場の安心感が一気に上がります。

　実は「聴く態度」は、発言が苦手な人にとって最強の武器でもあります。
　話せなくても、聴き方で貢献できるんですよ。
　しかも、聴いている人が増えると、話す人も短く要点を言えるようになるものなのです。

５．発言は「結論→理由→具体例」で短く出す

　発言しようと思っても、「長くなりそうだからやめておこう」と遠慮してしまう人がいます。
　でも実は、長くなるのは“型”がないからです。

　おすすめはこの順番。
　結論 → 理由 → 具体例（または事実）

　たとえば、
「私はＡ案が良いと思います。（結論）
　理由は、納期が一番短いからです。（理由）
　先月の案件でも同じパターンで間に合わなかったので。（具体例）」

　これなら３０秒で言えます。
　短く言えると、発言のハードルが下がりますよ。

　そしてもう一つ大事なのが「事実」と「解釈」を分けること。
　前回も、感情に目を向けるのではなく、まずは何が起きたかという事実を見ることが大事なのです。

　参加者も同じです。
　「現場が無理と言ってます」ではなく、
　「現場の人員が今週は２名欠けているので、今のままだと納期に間に合いません」
　このように客観的な事実を先に伝えることで、会議は前に進みます。

６．反対意見は「事実→影響→提案」で出す

　反対意見を言うこと自体は、悪いことではありません。
　むしろ必要です。
　ただ、出し方で会議は壊れます。

　おすすめの型はこれ。
　事実 → 影響 → 提案

「事実として、今の仕組みだと入力に１件５分かかっています。
　このままだと、月末に残業が増えます（影響）。
　なので、入力項目を３つ減らす案を検討しませんか（提案）。」

　こう言われると、否定ではなく“改善の材料”になります。
　同じ「反対」でも、場の温度が下がらないんです。

７．決まったら“自分の行動”に落とし込む

　会議で決めたのに、動かない。
　これほど残念なことはありません。

　会議が終わる前に、参加者として最後に確認したいのはこれです。
　「私は何を、いつまでに、どうするのか？」

　できればその場で口に出しましょう。
「私は今週金曜までに、Ａ案のコスト見積りを３パターン作ります」
　こうやって行動が言語化されると、会議は“決めただけ”で終わらなくなります。

　ここでトップやリーダーが「私が責任を持つから、しっかりやってほしい」と背中を押す言葉をかけると、行動はさらに加速します。

　けれど、参加者としては「背中を押されるのを待つ」のではなく、自分から決意を言語化してみてくださいね。

【発言が苦手な人ほど効く“小さな参加”】

　ここまで読んで、
「いやいや、発言が苦手なんです」
と思った方もいるかもしれませんね。
　でも大丈夫です。
　会議参加者としての貢献は、必ずしも“大きな発言”だけではありません。

　・要点をメモして、最後に一言でまとめる
　・分からない言葉を「それってどういう意味ですか？」と確認する
　・話がずれたら「今はＡを決める話でしたっけ？」と戻す
　・沈黙が続いたら「今出ている案は３つですね」と整理する

　これだけでも、会議は整います。
　しかも、こういう一言はファシリテーターが一番助かるんです。
　会議の場での質問も、ストレートに聞くより、言葉を少し工夫すると相手が答えやすくなる、という話も以前お伝えしましたね。

　これは会議の参加者も同じです。
　あなたの質問一つで場は変わるものなのです。

【参加者の“態度”を整える、３つのチェックリスト】

　最後に、すぐに使えるチェックリストを置いておきます。
　会議の前・最中・後の３つです。

１．会議の前

　□ 議題と資料に目を通した
　□ 自分の意見を一つ用意した
　□ 確認したいことを一つ用意した

 

２．会議の最中

　□ まず「なるほど」で受け止めた
　□ 目線・うなずき・メモで聴けた
　□ 発言は短く、型（結論→理由→具体例）で言えた
　□ 反対意見は（事実→影響→提案）で言えた

３．会議の後

　□ 自分の宿題（行動）が明確になっている
　□ 期限が決まっている
　□ 関係者に共有する内容が整理できている

　全部できなくて大丈夫です。
　まずは一つ、チェックがつくものを増やしていきましょう。

【おわりに】

　会議参加者としての態度、いかがだったでしょうか？
　会議はトップやファシリテーターの責任、と感じていた方もいるかもしれません。
　けれど実際には、参加者一人ひとりが少し意識を変えるだけで、会議は見違えるように変わります。

 

　今日お伝えした７つのうち、まずは一つで構いません。
　たとえば「なるほど」を一回増やす。
　あるいは、資料に３分だけ目を通してから参加する。
　それだけで、あなた自身の会議の時間が、もっと価値のあるものになりますよ。

 

　次回は、会議の場で意見の対立で話が噛み合わないときに、どうやって話をそろえていくのか。
　これはファシリテーターとしてはとても頭が痛い話ですよね。
　私も散々、これを体験しました。

　ということで「会議の場での意見の対立をどう解消する？」ということについてお伝えします
　次回もお楽しみに！