会議は会議前から始まる！事前準備の大切さを知ろう

　前回は会議の脱線をどう防ぐか、どう戻すかについてお伝えしました。
　何より大切なのは、会議の目的と目標を事前に揃えておくことです。
　そうすることで、脱線を防ぐだけでなく効率よく時間を使うことができます。

　そう、会議というのは「事前に」という点も大切なんですよ。
　段取り八分という言葉があるように、何事も「段取り」＝「準備」をしっかりと行っておけば、八割は終わったも同然だと言えます。
　これは会議も同じ事です。

　じゃぁ、会議の事前準備ってどんなことをすればいいの？
　今回はこの「会議の事前準備」についてお伝えしていきます。

【事前準備ができていない会議】

　事前準備の内容をお伝えする前に、事前準備ができていない会議ってどうなるのかを知っておきましょう。
　これを知っておくことで、事前準備の大切さが分かるでしょう。

 

１．時間内に結論が出ない

　これが一番多いケースになるでしょう。
　進行に対しても行き当たりばったりで、意見が何も出てこない。
　前回お伝えしたように、会議が脱線してしまう。
　意見が対立して全然前に進まない、などなど。

　その結果、ロスタイムだけが増えて結論に至らない。
　そして「この議論はまた次回に持ち越しましょう」なんてことになる。
　こんな会議、延々と続けていませんか？

　これは会議のアジェンダができていないし、目的と目標の認識が各々異なっている、または認識されていないような時に起こります。

２．必要なものが無くて右往左往

　いざ会議を始めようとして意見を書き出そうとした。
　けれど、ホワイトボードマーカーが書けない状況になっている。
　代わりのものを準備するの時間がかかる。

　思いつきでブレインストーミングをやってみようとしたけれど、付箋が手元になくて断念してしまう。
　そもそも、ホワイトボードが備わっていない会議室だった。
　他にもこういった事例は挙げればキリがありません。

　会議の準備として必要な備品やツールが無くて、それを揃えるのに時間がかかったり、場合によってはワークショップなどを断念するなんてこともありえます。
　あなたの会議に必要なもの、手元に揃っていますか？

３．それ、分かる人いる？

　意外に見落としがちなのが、会議に必要とされるメンバーが招集されていないケース。
　なんとなくいつものメンバーが集まり、なんとなく話し合いを始めた。
　けれど、議題に挙がっていることを知っているメンバーがその場にいなくて、議論を深堀りすることができない。

　こんな会議のケース、私はたくさん見てきました。
　結局憶測だけで会議を進めようとして、内容が不明確なので結論を出せずに終わってしまう。
　急いで担当を呼ぶけれど、担当はそんなつもりじゃなかったのでどこかへ行っていて探すのに時間がかかった。
　こういうこともあるのです。

　そして結局仕切り直し。
　時間の無駄というものですね。

【会議の準備はこれをやろう】

　先ほどの事例でおわかりのように、きちんとした事前準備がなされていないと時間の無駄になります。
　時間の無駄＝人件費のムダ遣い＝コストの無駄とも言えることをお忘れなく。

　では具体的に何を準備すればいいのかを解説しましょう。

１．会議開催通知

　これは必ず会議前に関係者に送付して下さい。
　そして会議開催通知には日時、場所以外にも必ず下記を記して下さい。

　・会議の目的（なんのための会議か、会議のテーマ）
　・会議の目標（そのために何を決めるのか）
　・参加メンバー（誰が関係者なのか）
　・会議のアジェンダ（どんな議論をどの順番で行うのか）

　これらがわかると、参加者も会議に対して心構えができます。
　特に参加メンバーは重要です。
　これを見て「このテーマならこの人も必要じゃないか？」という意見が出てくるかもしれません。
　そうなったときには追加招集して必要なメンバーを揃えておくようにしましょう。

２．会議の進行表

　会議の進行表といえばアジェンダではありますが、これに時間まで追加したものを事前に作成しておきましょう。
　これは会議の主催者とファシリテーターが事前に打ち合わせを行っておくことを推奨します。

　そして可能であれば会議開催通知にも記載しておきましょう。
　間に合わない場合は、会議の冒頭で進行表を参加者に見せて、参加者にも時間意識をつけてもらうことをおすすめします。

　あとは基本的にファシリテーターが進行表に従って時間を管理しながら議論を進めていくだけです。
　ちなみに時間だけでなく、ここはブレインストーミングを使う、ここは一人ひとりに発言してもらうなどの「会議の手法」も決めておくといいですよ。

３．会議のルール

　会議のルール、これはグランドルールとローカルルールがあります。

　グランドルールとは、どの会議でも使える原則的なもの。
　例えば
　・人の話は否定せず最後まで聞きましょう
　・意見がある場合は挙手で行いましょう
　・意見を求められたら必ず発言しましょう
といったものです。

　ローカルルールとは、その会議に特化したものです。
　内容はその会議の形態によって様々です。
　私はよく、ブレインストーミングを使う時にローカルルールとしてそのやり方も含めたルールを伝えることがあります。

　こういったルールもできれば事前に参加者に伝えておくといいでしょう。
　それができなければ、会議の冒頭で必ずルールを確認するように。
　この「ルールの確認」も事前準備に入りますからね。

４．会議の備品

　今から行う会議に必要な備品、これを事前にリストアップしておき、予備も含めて揃えておくことが大切です。

　例えば
　・ホワイトボードマーカーは書けるものが３色揃っているか
　・念の為にホワイトボードマーカの予備はあるか
　・参加者が使用するペン（水性顔料ペンを推奨）はあるか
　・付箋紙は必要な色、枚数揃っているか
　・付箋紙を貼り付ける模造紙はあるか
　・図などを描くために必要な定規類はあるか
　・資料を映し出すプロジェクタやパソコンは使えるか

　これも例を挙げればキリがありません。
　今から行う会議で、何が必要なのかをしっかりとチェックリストを作っておき、それぞれがちゃんと使える状態化を事前に確認しておきましょう。

　よくありがちなのは、資料をプロジェクタで映し出そうとしたらパソコンとに相性が悪いのか、設定が悪いのか、すぐに映し出せないというトラブル。
　これは会議開催直前の確認では対応が間に合わなくなる危険があるので、できるだけ早めに確認をしておきましょう。

５．会議室のレイアウト

　一般的なビジネス会議と言えば、長テーブルをロの字型に配置するというレイアウトでしょう。
　けれど、今から行う会議はそのレイアウトで本当にやりやすいのか、別のレイアウトは考えられないかを事前検討しましょう。

　たとえば部署ごとにショートディスカッションが必要であれば、島型のレイアウトのほうが向いています。
　人数が少ないのに、やたら広いままのロの字のレイアウトだと、参加者同士がとても遠く感じてしまいます。

　会議のテーマや人数に合わせて、会議室のレイアウトを柔軟に考えることを検討しておきましょう。
　会社によっては、椅子無しで立って会議をするなんていうところもあります。
　こんな感じで、たまには突拍子もないレイアウトで会議をするのもいいですよ。

【こんなのも準備しておくといいかも】

　今までお伝えしたのは、一般的な会議での準備例です。
　これに加えて、こんなのも準備しておくと会議がより盛り上がるよっていうものをお伝えしましょう。

１．アイスブレイクの小ネタ

　会議の冒頭でぜひやってほしいのがアイスブレイクです。
　けれど、毎回同じものでは飽きてしまいます。
　すぐに使えるアイスブレイクの小ネタを仕込んでおき、毎回変化させてみるのもいいでしょう。

　また、場合によっては小物を活用してアイスブレイクをやってみるのもいいですね。
　ちょっとしたカードや風船、ボールなど活用できるものはいろいろあります。
　一見すると会議とは無関係なグッズに見えますが、こういったものも会議を成功に導く要因の一つになります。

２．グラフィッカー

　グラフィッカーとはホワイトボードなどに板書する役目の人のことです。
　基本的にはファシリテーターがグラフィッカーを兼ねる場合が多いのですが、グラフィッカーを別に準備しておくと、より会議が効率化します。

　ただし、これはファシリテーターとグラフィッカーがどちらも経験豊富な場合に限ります。
　経験が浅い人ほど、ファシリテーターとグラフィッカーは一緒の人がやったほうがいいでしょう。

　これは、慣れていない者同士がやると、グラフィッカーがまだ板書をしているのにファシリテーターが先に進めてしまい、意見を書き出すのが間に合わなくなってしまうからです。
　逆に慣れている者同士だと、ファシリテーターがグラフィッカーの様子を見て、グラフィッカーもファシリテーターに合図を送りながら進めることができるので、より効率よく進められるのです。

　グラフィッカーも、ちょっとしたイラストならすぐに描けるような人だと、会議に花を咲かせることもできちゃいます。
　こういった特技はどんどん活かしてもらいましょう。

３．お菓子や飲み物

　会議で議論を重ねると、あたまが疲れてしまうものです。
　そんなときに甘いチョコレートなどがあるとうれしいですよね。
　またリラックスした雰囲気を作るためにも、ちょっとしたお菓子や飲み物があると、緊張感も解きやすいです。

　特に長引きそうな会議の場合は、途中でブレイクタイムを設けて、お茶屋お菓子で一服してもらうのはとても有効です。
　ぜひこういったものもすぐに出せるように準備しておきましょう。

　ちなみに、よく会議で一人１本ずつペットボトルが準備されているケースを見かけますが。
　あれって案外飲まない人が多いんですよ。
　なんだか手を付けづらくて。

　そのため、飲み物はカップ（紙コップでもＯＫ）で出せるものがいいです。
　その方が皆さん口をつけやすいですからね。

　あ、お菓子は手が汚れないものにしておきましょう。
　できれば一口サイズでつまめるものが最適です。
　甘い物、しょっぱいもの両方揃えておくといいですよ。

【事前準備ができるとどうなる？】

　今回ご紹介した会議の事前準備ができてると、会議はどう変わるのか？
　これはもうおわかりでしょう。

　・議論が活性化して、時間内に結論が出せる
　・会議が脱線すること無く、効率よく話し合いが進む
　・リラックスした雰囲気で議論ができるので、建設的な意見がたくさん出る
　・ルールに従って安心安全な場として意見を出しやすくなる

　これ以外にもさまざまな効果が見込めます。
　それだけ会議の事前準備がとても大切だという認識を持って取り組んでいきましょう。

【で、これは誰が準備するの？】

　この会議の準備、一体誰が行うのか？
　これはもうおわかりですよね。
　原則的にはファシリテーターが準備を行います。

　もちろん、一人で準備をするのではなく、周りの人も使っていきましょう。
　ただし、最終的な準備に対して責任を持つのは、ファシリテーターであることは認識しておいて下さい。

　また、一人で勝手に決めてしまわずに会議の主催者と話し合って、さまざまな準備を行うようにしましょう。
　そうしないと、主催者の意図とは違う会議を行ってしまうという危険性もありますからね。

【おわりに】

　会議の事前準備について、しっかりと理解していただけたでしょうか。
　最初にお伝えした通り「段取り八分」なんです。

　会議は会議前から始まっています。
　逆を言えば、会議前の準備がしっかりとできていれば、その会議は成功したも同然です。
　たとえ会議の中で揉め事が起きても、ファシリテーターはどっしりと構えて会議を進めることができます。

　ちなみに最後にもう一つ事前準備のコツをお伝えしましょう。
　それは「会議を頭の中で一度シミュレーションしておく」ことです。
　こういったイメージングがしっかりとできていると、会議はあなたがイメージしたとおりに進みます。

　たとえイメージから外れた展開になっても、すぐにイメージ通りに戻すこともできるようになります。
　このイメージトレーニングも、脳の中では会議経験の一つとして蓄積されますので、ぜひやってみてください。

　さて、次回は「ファシリテーターとしての中立性を保つには」ということについてお伝えしましょう。
　ファシリテーターは中立である、と言われていますが。
　それがなかなかうまくできないのが我々人間というものです。
　この中立性を保つための秘訣、心構えなどなど、いろんな裏技をお伝えします。

　ということで次回も乞うご期待！