早く・わかりやすく書くことで会議が変わる！

　前回はファシリテーターとして、中立性を保つことについてお伝えしました。
　中立性を保つことで、会議だけでなく組織の質まで変わることができるということ。
　さらに、中立性を保つための心構えなどについてお伝えしました。

　中立性を保つことについてはなんとか理解できました。
　けれど、ここまた悩みが発生。
　それは「どうしたら上手に板書できるのか」ということなんです。

　実はこれ、私もちょっと悩んだ時期がありました。
　そうしていろいろと工夫をして、今のスタイルを確立したんです。
　今回は「板書のテクニック」についてお伝えしましょう。

 

【多くの会議がやっていない”板書”】

　私は今まで多くの会議を見てきました。
　会議コンサルタントとして、依頼をされて会議を診断することもあるし、一参加者として会議に参加しながら観察したこともあります。

　その上で気づいたこと、それは「多くの会議が板書をしていない」ということなんです。
　言葉だけで話を進めて、ああでもないこうでもないと議論を交わす。
　これってすごく危険だなーって思ったものです。

　どうして危険なのか？
　それは「人の記憶はあいまい」だからなんです。
　また「受け止め方がひとそれぞれ」ということもあります。

　その結果、一つの事柄についてバラバラの認識を持ってしまい、議論の焦点が絞れなくなってしまうんです。
　これってすごく危険だと思いませんか？

　ということで、まずは「板書の本当の役割」について考えてみましょう。

 

【板書の持つ本当の役割とは】

　では会議で板書を行う本当の役割について考えてみましょう。
　まず一般的に考えられる役割とは

　・発言を記録する
　・簡易的に議事録を作成する
　
　この程度でしょう。
　けれど、これだけだと別に板書しなくてもいいんです。
　今ならボイスレコーダーに録音し、ＡＩに要約させればすみます。

　なのにどうしてわざわざホワイトボードなどを使ってめんどくさい板書を行うのか？
　それは板書には次のような本当の役割があるからなんです。

　・議論を整理する
　・その場の共通認識をつくる
　・参加者の思考の流れを導く

　つまり、会議そのものを設計していくという役割が、本来の板書の役割になるんですよ。
　そのためには、発言したことをただ記録するだけではダメなんです。
　この役割を認識したうえで、必要とされる板書のテクニックをご紹介しましょう。

 

【会議の流れを作る板書のテクニック】

　会議の流れを作るためには、次の様は５つの板書のテクニックを活用してみましょう。
　そうすることで、「早く・わかりやすく書く」こともできるし、参加者がわかりやすい板書にすることができます。

１．キーワードを書く

　板書の際には、発言内容を全て記録する必要はありません。
　発言を要約してできるだけ短く書くことが必要になります。
　けれど、これもわざわざ文章にする必要はありません。

　◯◯が××

　この程度の短い文、もしくは単語レベルの板書でもかまいません。
　いや、むしろそのように記録したほうが次の段階が上手に使えます。

２．発言のつながりを示す

　１．で記載されたキーワード単体では、どんな意味を持つのか理解しづらいでしょう。
　だから、キーワードとキーワードを矢印や囲み、線でつなぐなどをしてつながりを示すんです。
　例えばこんな感じです。

　板書ーー＞会議の流れ
　　↓
　早くわかりやすく
　ー＞コツ　１．キーワードを書く
　　　　　　２．発言のつながりを示す
　　　　　　３．・・・

　これを全て文章にすると、こんな感じになるでしょう

　板書の役割は会議の流れを作ること。
　そのためには早くわかりやすく書く事が必要になる。
　そのコツは
　　１．キーワードを書く
　　２．発言のつながりを示す
　　３．・・・

　このように発言のつながりを矢印などで示すことで、接続詞が不要になります。
　たったこれだけで早く書けるし、つながりも明確になるんです。

３．グルーピング

　似たような意見をグループにまとめること。
　たったこれだけで、意見にまとまりがでてきてわかりやすくなります。

　さらに、グループがどのような意味なのかを示す「ラベリング」まで行うことで、出てきた意見がどのような構造で成り立っているのかがよくわかるようになります。

　特にたくさんの意見が出された会議では、必ずグルーピングとラベリングまで行うようにして下さい。

４．余白を残して書く

　板書をする時に、行と行の間にある程度の余白を入れて下さい。
　そうすることで、後から追加で発言された項目を余白に記入することができます。

　また余白はホワイトボードの上下左右にも置くようにしておきましょう。
　そうすることで関連したことを後からか書き足すこともできます。
　それに、ビシッと書くのではなく柔軟に追加していろいろなことを書けるようになりますからね。

　人によっては余白にちょっとしたイラストを描く人もいます。
　こういった遊び心もときにはいいものですよ。

５．色や記号で強調する

　ホワイトボードに板書をする時には、黒一色で書いてしまう人もいます。
　それだと、後から見てどれが重要事項なのか、どれが結論なのかわかりづらくなるものです。

　こういうときは、強調したい文字を「赤色」で記載するといいでしょう。
　一般的にホワイトボードマーカーは「黒色」「赤色」「青色」の三色があります。
　これを有効的に使い分けるのです。

　また黒一色でベースを書いて、強調したい部分を赤色や青色でアンダーラインを引いたりするのもいいですね。
　さらに、☆印をつけたりすると、より重要事項が強調されます。

　色や記号で強調することで、会議の流れだけでなく目につくところで短時間に内容を把握することもやりやすくなるのです。

 

【板書で何が変わるのか？】

　このように板書を早く・わかりやすくすることでどのような変化が起きるのか。
　この実例をいくつかご紹介しましょう。

１．会議の意思決定のスピードが速くなった

　これはとある企業の問題解決会議の実例です。
　今まで問題が起きたら、関係者が頭を捻りながら出した意見に対して
「ああでもない、こうでもない、これはダメだ、これはイマイチだ」
という批判的な声ばかりが聞こえてきていました。

　その結果、問題解決に対しての有効になる手段がなかなか見いだせなくて。
　意思決定に時間がとてもかかっていました。

　けれど、会議の板書を行うことで、意見に対してのダメだしだけでなく、ファシリテーターが
「どうすればこれを実現できるのか」
というように方向性を示しやすくなったのです。
　そうしてみんなが前向きな意見を出し、さらに行動意欲も湧いてきたことで意思決定のスピードも速くなったのです。

　板書をすることでファシリテーターが会議の方向性を前向きにしていくこともできます。

２．何を議論しているのかがわかるようになった

　会議となると、内容を理解している人は言葉だけでも意味がわかるでしょう。
　けれど、若手や会議に参加したての方、またスポット的に会議に参加するような人にとっては、そこで話されている言葉がチンプンカンプン。
　そのため、何を議論しているのかがさっぱりわからなかったということでした。

　これもきちんと板書の指導をして議論の流れを視覚化させてみました。
　そうすることで、何がわからないのかがわかるようになった。
　だから質問しやすくなった。
　その結果、言葉の意味も理解できるようになった、ということです。

　そもそも、今何を議論しているのかが不明確だからこそ、質問もできないし意見もできない状況になるのです。
　この会議の流れがきちんと掴むことができれば、全員が理解し納得できる結論を導き出すことも可能になります。

３．意見の質が上がった

　これもとある企業での感想です。
　今まで会議で意見を求めても
「特に何もありません」
「◯◯さんと同じ意見です」
のように、意見とは言えない意見ばかり出されていました。

　これでは結局会議が進まないので、組織の長である会議の司会者が意見を出して
「こういうことでいいですか？」
という流れで結論を決めていました。

　本当は沢山の意見が欲しいのに、という悩みに対して板書することを指導した結果
　・一つの意見に対して深堀りをする意見が出てくるようになった
　・意見に対して違う視点からの意見が出されるようになった
　・似たような意見でも言葉が違うことで別の意見が出されるようになった
　・アイデアがたくさん出るようになった

　このような変化が起きたのです。
　これには悩んでいた組織の長もびっくりしていました。

　人は意見を視覚化することで刺激を受けて、そこから次の発想が生まれやすくなるものなのです。
　これこそが板書の大きな効果と言えるでしょう。

４．決定事項に対しての理解度が深まった

　今までは会議をボイスレコーダーに記録をして、後から担当者が議事録を作成するという会議を行っていた組織がありました。
　これだと、その会議にいた人は、そのときは決定事項について覚えていたのですが、議事録が発行されるまで時間がかかり、さらに議事録が発行されたときには決定事項について記憶から消えていたという状況。

　そのため、「みんなでこれをやりましょう」と決めたにも関わらず、決まった人しか行動を起こしてくれないという事がよく起こっていたのです。
　これではいけないということで、議事を板書する指導を行いました。

　その結果、その場で何が話されていたのか、何を決定したのかをきちんと会議の最後に振り返ることができるようになりました。
　そして決定事項に対して参加者の理解が深まり、何を行動すべきかが明確になったのです。

　また議事録の発行も、番所の写真を下に翌日には発行されるようになったので、会議参加者も決定事項に対して確認をとることができるようになりました。
　こうして理解が深まっただけでなく、行動までも早くなったのです。

 

【板書をすることで組織も変わる】

　ここまでの項目でもうお気づきかと思います。
　会議で板書をしただけで、意思決定のスピードや質が向上したり、会議参加者のやる気向上につながったり、その結果行動意欲も高まってくるのです。
　その結果、生産性も向上しコストの削減にもつながります。

　たかが板書、されど板書。
　これをやるのとやらないのとでは組織としての差が大きく開いてくるのです。
　見えない思考を見える形にする。
　これが会議における番所の真の成果と言えるでしょう。

 

【ファシリテーションの導入はまずは板書から】

　実はファシリテーションの導入は、多くのファシリテーターが口を揃えて言うことがあるのです。
　それは「まずは板書から始めてみましょう」ということなのです。

　組織でいきなり
「ファシリテーションをやります」
と宣言をしても、多くの人が「？」となるでしょう。
　だって、ファシリテーションなんて初めて聞く言葉という人のほうがまだまだ多いですからね。

　けれど
「この会議の板書役をやります」
と宣言すれば
「ぜひ、どうぞどうぞ」
とお願いされるでしょう。

　すると、次第に板書役が会議の進行に介入しやすくなります。
　そして徐々に司会進行役も板書役が兼ねるようになるのです。
　実は私自身がそうやって、以前勤めていた企業で板書役から次第にファシリテーター役に変わっていったという経験があります。

　組織を変えたければまずは板書役から、自分から手を挙げて名乗りを上げてみてくださいね。

 

【おわりに】

　さて、会議で板書をする意味の深さは理解してただけたでしょうか。
　また、どんなコツを使えば良いかもわかりましたか？
　ここまでわかれば、後はやることは一つだけ。

　そう、早速会議での板書役に自ら名乗りを上げることです。
　その勇気の一歩が今の会議を、いや今の組織を変えるきっかけになるかもしれませんよ。

　そもそも板書には決まったスタイルというのはありません。
　自分が書きやすいように書けばそれでいいんです。
　あとは勇気を持って、思い切って実践を試みてみましょう。

　いやいや、そうは言っても、まだまだ書き方がよくわからないし。
　もうちょっとコツとがあれば教えてくださいよ。
　そういう声が聞こえてきそうです。

　ということで次回は「こうすれば上手に会議で書ける」というのをテーマにお送りいたします
　今度はかなり実践的なテクニックをお伝えしますよ。

　次回も乞うご期待！