【ファシリテーション　宮崎　コンサルティング】ホワイトボードにとにかく書く！

【宮崎のファシリテーションコンサルタントがお届けする会議のコツです】

 

何かの会議をやるとき、資料が手元にたくさん。

それぞれがメモ帳を取り出し各々で議事録を作成。

そんなことやってませんか？

これ、むちゃくちゃ危険なことなんです。

 

何が危険なのか。

会議で発言されたことをそれぞれの解釈でメモをしていると、その解釈の違いやメモをし忘れたことなどから「言った・言わない」の水掛け論が始まっちゃうんです。

また、会議後に書記が手元にメモしたものを議事録として使用すると、その内容はあくまでも書記の判断なので、会議内容のすべてを網羅しているとは限りませんからね。

 

会議直後に議事録を確認したときには「これでいいや」って思っていても、後日「そういやあのときにこんな発言をしたはずだけど、どこにも書かれていないぞ」なんてことが起こるのはざらなんです。

ではどうすればいいのか？

 

これは「発言内容をその場でホワイトボードに書く」ことです。

一言一句すべてを書く必要はありません。
「○○が××」という二語文をベースとして手短に書いて下さい。

 

ホワイトボードなど、参加者全員が見ることができるようにすることで、
・発言者が言ったことを全員理解してくれたかを確認できる
・発言や決議に関しての漏れがなくなる
・参加者全員が共通認識を持てるため解釈の違いがなくなる
・後日「言った・言わない」の水掛け論がなくなる
というメリットがあります。

特に「誰が、いつまでに、何を、どのように…」といった５Ｗ１Ｈの決議は忘れずに書いて下さいね。
 

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