最後は表にまとめると【ファシリテーション　宮崎　オンライン　リモート　研修】

宮崎やリモートのオンライン研修で会議・ファシリテーション指導をしているコンサルタントがお届けする会議のコツです。

 

先日、こんな相談がありました。

 

議事録を作成していると、最後に決まった課題に対して、誰が、いつ、どのように責任をもって行動を起こすのか。

議事録作成者が責任を負って分担を決めなければいけない。

そこがストレスになっている。

なるほど、これはいくら会議がスムーズにいっても、なかなか行動に起こせないという形になっていますね。

多くの会議の場合、合意がとれた課題、行動というのは「何をする」というレベルで終わっていることが多いです。

例えば

「では徹底した清掃活動をみんなで行いましょう」

ぐらいの結論が出た所で安心してしまうのです。

これでは行動を起こすまでには至りませんね。

ではどうすればいいのか？

これは前にもお伝えしましたが「４Ｗ２Ｈ」まで具体化していく事が大事なのです。

４Ｗ２Ｈとは

「Ｗｈａｔ・何を」

「Ｗｈｏ・誰が」

「Ｗｈｅｎ・いつ」

「Ｗｈｅｒｅ・どこで」

「Ｈｏｗ・どのように」

「Ｈｏｗ　ｍｕｃｈ・どのくらい」

これらを出していくのです。

そのときにコツがあります。

これらを表にしてファシリテーターが提示するのです。

そしてこう伝えてください。

「今からこの表を埋めていきましょう」

このときに「Ｗｈａｔ」は決まっています。

残りをみんなで考えて埋めていけばいいのです。

表にすることで、人間は空いた部分を埋めようという習性がありますので、その部分を必死に考えます。

さらに、表にすることでやるべき行動が明確になります。

これなら議事録作成者に負担になることはないでしょう。

会議の結論はここまで出してこそ結論ですよ。
 

 

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