議事録はシンプルに【ファシリテーション　宮崎　オンライン　リモート　研修】

宮崎やリモートのオンライン研修で会議・ファシリテーション指導をしているコンサルタントがお届けする会議のコツです。

 

会議には「議事録」というのが不可欠な存在です。

その会議でどのような議論が交わされ、結果的に何が決まったのか。

これを記録したものが「議事録」です。

ところが、困った議事録が非常に多いのが気になります。

特に多いのが「発言をそのまま記録したもの」です。

これは私の目から見ると「議事録」ではありません。

あくまでも「会議記録」です。

発言をそのまま記録したものでは、パッと見て何が結論なのかがわからない。

さらに、出された意見と意見のつながりがよくわからない。

大事なのは、何が決まったのか。

そこに至る過程はどうだったのか、その流れがひと目で分かるようにすることです。

「いやいや、誰がどのような発言をしたのかがわからないと、後から困るのではないですか？」

発言責任が必要とされる国会などの政治の場面では、「だれが発言したか」は重要となります。

この場合に必要なのは、確かに「会議記録」となるでしょう。

けれど、私達が行う一般的な会議では「誰が発言したか」はあまり意味がありません。

むしろ「何を発言したか」に意識を向けるべきです。

だから、議事録はできるだけシンプルに。

言葉も一言一句記録を取るのではなく、要約だけで十分です。

また、誰が発言したのかなんてことも不要です。

実は、こうすることで議事録を作成する手間も省けます。

会議を進行しながらホワイトボードにまとめていけば、それで十分議事録になりますからね。

あとからテープ起こしをする手間と時間、そして費用を考えたら、コスト削減にもつながります。

だからこそ、議事録はシンプルに考えていきましょう。
 

 

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