最後はこうやって結論を決めてみよう

　前回の「会議で発言を促す効果的な方法」についてはご理解いただけたと思います。
　これであなたの会議も、バンバン意見が飛び交うようになったでしょう。

 

　けれど、会議で意見はたくさん出ても、これをどのようにまとめていくか。
　また最終的に、どのようにして結論まで導くか。
　こちらのほうが実は問題なんです。

 

　会議は一般的に「発散と収束の繰り返し」と言われています。
　前回お伝えしたのは「発散」の場面です。ここからは「収束」の方法について、その手順をお伝えしていきましょう。

【ついやってしまいがちなこと】

　まず、ついやってしまいがちな間違った収束方法についてお伝えしましょう。
　例えば、何かの問題解決の対策を考えていた時。
　その対策案がいくつか出てきました。
　これについて、どの案を採用するのかを決めようとする時。

　「ではこれから多数決でどの案にすればよいかを決めましょう」
　あ、これ一番やってはいけないことです。

　いやいや、多数決は民主主義による意思決定のやり方じゃないか。
　現に国会だって多数決で決めているし。
　そう思うかもしれませんね。

　確かに私も小学生の頃、学級で何かを決めようとしたときには多数決で決めていたのを覚えています。
　そうやって小さい頃から「みんなで何かを決める」＝「多数決」で洗脳されてしまった人も多いのではないでしょうか。

　けれど、本当にそれでいいのでしょうか？
　多数派はそれで満足でしょう。
　けれど、意見を採用されなかった少数派はどう思うでしょうね？
　決まったことに対して、賛同して気持ちよく行うことができるでしょうか？

　安易な多数決、これはできるだけ避けて下さい。
　多数決＝民主主義ではないということはご理解ください。

 

【発散と収束を繰り返そう】

　では具体的には、どのようなことを行えばいいのか？
　これは先ほどもお伝えした通り
　「発散」→「収束」
　のプロセスを繰り返すんです。

　例えば、何かの問題を解決しようとした場合。
　まず、方法案のアイデアを出し合います。
　これが第１段階の発散です。

　次に出されたアイデアを似たようなものでグループ分け（グルーピングといいます）を行います。
　ここで似たようなもののアイデアにタイトルを付けます。
　このタイトルを付けるときは、単語ではなく「〇〇が××」というような文にして下さい。

　この文になったものが、アイデアの大きな枠になります。
　これで第１段階の収束が完成です。

　今度はタイトルを組み合わせて、新しいアイデアが生まれないかをみんなで考えます。
　これが第２段階の発散です。

　そしてまたグルーピング、タイトル付けと同じことを繰り返します。
　こうすることでアイデアがさらに練られて、より精度の高いものになります。

　最後に最終的に出されたアイデアの評価と決定に移ります。
　これが次の収束の段階になるのです。

【優先順位を決めよう】

　絞り込んだアイデア、これを全て行えればよいのですがなかなかそうはいかないでしょう。
　また、複数やるとしても一度に全てスタートできるわけではありません。
　だからここで、アイデアに対しての優先順位をつけます。

　優先順位の付け方は主に２通りあります。
　１．２軸法
　２．マトリックス法
　それぞれについて具体的に説明しましょう。

１．２軸法

　優先順位をつける際には、何かしらの基準軸が必要となります。
　例えばコストを優先するのか、実施期間（納期など）を優先するのか、または品質を優先するのか、などなど。

　これを１つの軸だけで優先度を決めてしまうと、間違った判断をしてしまうことがあります。
　そのため２つの軸で考えてみます。

　例えば横軸をコスト、縦軸を納期とした場合。
　一番優先度の高いものが右上になるように軸を設定します。
　そのため、おそらく多くの場合は

　　↓高い　コスト　安い↑
　　←遅い　納期　早い→

　のように設定するといいでしょう。
　コストが高いから上になるという安易な軸のつけかたにしないようにしてください。

　そして横軸（今回は納期）の早い順に右から一列に並べます。
　そしてその中でコストが一番安いものを一番上にして、順番に順位をつけます。
　そうして一番右上になったものから順位をつけます。

 

２．マトリックス法

　先ほどは基準軸を２つに絞りましたが、複数の基準軸で考えたい場合もあります。
　この場合はマトリックス（表）を作成して考えます。

　横に基準軸となるものを書き、縦にアイデアの候補を並べます。
　そして、基準軸に対して１０点満点で何点になるのかをそれぞれ記載していきます。

　例えばコストだったら
　　A案：５点　B案：７点　C案：１０点　D案：４点
　納期だったら
　　A案：１０点　B案：８点　C案：３点　D案：６点
　品質だったら
　　A案：６点　B案：１０点　C案：８点　D案：４点

　さらに、この基準軸の中で最も重視したいものがあれば、その点数を２倍や１．５倍などに設定しておきます。
　今回の場合、納期を最優先にするとして、その点数を２倍にしてみます。
　納期　　A案：２０点　B案：１６点　C案：６点　D案：１２点

　あとはそれぞれの案の合計点を出します
　　A案：３１点　B案：３３点　C案：２４点　D案：２０点
　この合計点の高い順から優先順位がつけられる、ということになります。

　注意点として、それぞれの点数の付け方については、感覚的なものではなくできるだけ数値に落とし込めるようなものを元につけるようにしてください。
　それにより、論理的に納得感の高い優先順位をつけることができるようになります。

 

【数値化できないものを決めるには】

　先ほどご紹介した２軸法やマトリックス方は、基準軸に対して数値化しやすいものにたいしては有効になります。
　しかし、中には数値化しにくいものを決める場合もあります。

　例えばイベントのスローガンを決めようとした時。
　これは各自の感覚に頼ることになり、２軸法やマトリックス法では決めづらくなります。

　そこで私が提案するのが「多重投票」というやり方です。
　例えば今回スローガンの案が１０個でていたとしましょう。
　ここで一人３票渡します。

　投票のやり方は３種類。
　１．１つを決め打ちしてこれだ！というものに３票
　２．２つ選んで一つを２票、一つを１票とする
　３．３つ選んで１票ずつ入れる
　どの方法でもかまいません。

　そして多数決を行います。
　すると、多くの場合自分が選んだどれかが３つの選ばれた中に入ることが多くなります。

　けれど、最後は１つに絞らなければいけない。
　このときに私がやるのが、３つの中の共通項目を抜き出すのです。
　つまり新しい案をここでみんなで創り出します。

　すると、３つの要素が１つになった新しいアイデアとなり、しかもみんなが満足するものになることが多くなります。
　これは「新しい価値の創造」という考え方です。

 

【決め方を決めておく】

　そもそも、物事の結論を出す方法は多数決や基準軸を決めて考える方法以外にもたくさんあります。
　ここにいくつか例を出しましょう。

 

・消去法

　絶対に受け入れられないものから順に排除していく方法です。
　内容としてこの条件は無理だ、というものの意見を出していきます。
　最後に残ったものは「最もマシな選択肢」となります

・交換

　A案とB案で迷った時に、お互いに譲れるものを出し合います。
　「A案を通す代わりにB案のここは取り入れてほしい」
　というものです。
　これを出し合いながら、全体の満足度を高めるものを決めていきます。

・試行

　とりあえず短期間だけやってみる、というようなやり方です。
　これはやってみないとどれが最適案なのかわからないような場合に行います。
　試行期間のデーターを元に、最終的な結論を導き出します。

・専門家に決めてもらう

　これは第三者に結論を委ねるというやり方です。
　何が決定打となるのかわからないような内容に対しては、専門家の意見を参考に決定するということもありです。
　ただし、専門家はどのグループや人にも属さない、完全な第三者である必要があります。

・じゃんけん、くじ引き

　どの案を選んでも大差ない、という場合には思い切って運に任せてみるのもいいでしょう。
　天が決めたことと割り切ってみるのもいいかもしれません。
　ちなみにラグビーで延長戦で決まらなかったときには、なんと最後はじゃんけんで勝者を決めるそうです。

　調べれば他にもいろいろな決め方があると思います。
　話し合いを行う前に、最後はどのような決め方にするのかを考えてから取り組むということを意識してみましょう。

　私の知り合いである会議のファシリテーターを行った時に、一番最初に「どうやって決めるか」を考えたそうです。　
　そのときに「多数決で決める」と決めてから意見交換を行ったとか。
　さんざん意見交換をして、最後は多数決になりましたが、最初に決め方を決めておいたため、少数派から不満は出なかったそうです。

 

【ファシリテーターの腕の見せ所】

　私はファシリテーターの腕の見せ所は「収束」の場面にあると思っています。
　実は意見を発散させるのは、前回お伝えしたようなやり方さえ知っていれば、初心者にでも簡単に行うことができます。

　しかし、収束の場面、つまり最終的に何かを決める場面では、会議の参加者の全員が納得できるようなものを作り上げる必要があります。
　さすがに全員が１００％納得とはいかなくても、７０〜８０％程度の納得度があれば成功したと言ってもいいでしょう。

　そのための方法をたくさん知っておくことが、ファシリテータの技量と言ってもいいでしょう。
　そうなるためには、一通りのやり方を経験しておくことが必要となります。
　知っているだけでは意味がありませんからね。

　だからこそ、ファシリテーション勉強会などを開催したり参加したりして、多くのパターンを経験してみましょう。
　できれば実験の場として、自分で勉強会を主催するのもいいと思います。

　そうすることで、こんな場面にはこんなやり方がいいのか、ということが体感できるでしょう。
　そういった引き出しをたくさん持つことが、ファシリテーターとしての腕を上げることになります。

　実は私も、まだやったことのない決め方というのがあります。
　なかなかそれを活用する場面がないので使っていないだけですが。
　また自分が得意とするパターンを決めておくというのもいいでしょうね。

 

【おわりに】

　ファシリテーターとしての結論の決め方、いかがだったでしょうか。
　何よりも、とにかくたくさんのやり方があるということを知ること。
　そして体験することが何よりも大切です。

　そして、いざというときに思い切ってやり方を場に提案してみましょう。
　そこで否定されても、別のやり方を提案すればいいだけですから。
　武器はいくつも持っておくに越したことはありませんからね。

　次は私のもう一つの専門分野である「コーチング」について触れていきます。
　コーチングをやり始めたばかりの人の多くが悩む
　「質問の作り方」
　についてご紹介します。

　私流のやり方や考え方になりますが、これで２０年以上のキャリアはありますからね。
　きっとあなたのお役に立てると思います。

　このやり方を知っておけば、いざコーチングという時に質問で迷わなくなりますよ。
　乞うご期待！