会議の成否はトップの態度が左右します

　前回は会議を盛り上げるためのアイスブレイクについてお伝えしました。
　アイスブレイク、上手に使うと場が盛り上がって、意見がたくさん出てくる明るい会議になります。

　けれど、ここで一つ問題が。
　実はアイスブレイクでいくら盛り上げても、ある人の態度一つで会議の雰囲気が「ガラッ」と変わってしまいます。

　そのある人とは、その会議のトップ。
　課長や部長などの所属長もあるでしょうし、場合によっては社長もいるでしょう。
　結局、場の雰囲気ってトップのあり方一つで変わっちゃうものです。

　ということで今回は会議におけるトップのあり方についてお伝えします。
　これを意識するかどうかで、会議の成功、失敗が左右されちゃうんですよ。

【トップの態度で失敗した会議】

　私は今までたくさんの会議を見てきました。
　その中でちょっとひどいな、といった会議の実例をいくつかご紹介します。

１．トップが話を聞いていない

　これは某企業の営業会議なのですが。
　長テープルの端に社長が座って、両側に幹部社員と営業マンが座るという構図。
　社長のテーブルの前にはノートパソコン、そしてタブレット。
　さらに社長は手にスマホを持っていました。

　営業マンが一人ひとり報告をしているのですが、その間社長はスマホをいじりつつ、タブレットを睨んでいます。
　つまり、目線は営業マンに合わせていません。

　本当に話を聞いているのかな？と疑問に思いつつ、私は社長の後ろの方で会議全体を眺めていました。
　そして営業マンが報告を終えるかどうかというときに、気になったワードが出てきたらすかさず社長が口を挟む。
　その繰り返しです。

　口を挟んだ内容も、質問というより社長自身の意見を述べて「こうしろ、ああしろ」という指示のみ。
　これでは営業マンは何も言い返せません。

　あ、こりゃ会議としては成立していないな。
　そう思った会議でした。

２．ほとんどトップの演説

　これはある企業の全社会議という場面。
　社員約３０名ほどが集まり、月に一度全社会議というのを開催していました。

　しかし内容は、会議というより社長の思いを社員に伝えるというもの。
　意見を述べようにも、そんな機会を与えてくれません。
　約一時間の会議のほとんどを、社長が喋っているだけでした。

　いやいや、社長の思いを伝達するだけならもっと別の方法があるだろう。
　思いを伝達したうえで、それに対して社員から意見を求めるのならわかるのですが、そういう場面も見当たりませんでした。

　こういう社長演説を毎月１時間も聞かされる社員は、さぞ苦しい時間を過ごしているんだろうなと思います。

３．無関係の人もそこにいないといけない

　これはある企業で毎日行われている会議の場面です。
　その企業のとある部署は、毎日係長クラスの報告会議が開かれていました。
　それを仕切っているのは部長です。

　部長は各々の部署で現在起きている問題や課題を聞き、それを部内で情報共有するという狙いでこの会議を行っていました。
　しかし、ここで一つ問題が。

　一つの部署が「こんな問題が起きています」と報告すると、それに対して深堀りをし始めるんです。
　さらに「担当を呼べ」ということで、急遽その場で問題解決会議が始まるんです。

　いやいや、他の人は関係ないので、そういうのは別にやってほしいところ。
　今は報告会議なので、まずは全体の報告を終えて、その後関係する人だけで問題解決会議をすればいいだろう。
　じゃないと、関係ない人は時間の無駄になってしまいます。

　会議はテーマを分けて、関係する人だけで行うのが鉄則です。
　無関係の人がそこにいても、チンプンカンプンだし。
　けれど、自分の報告は先にあるのでまたなければいけない。

　トップの判断一つで、時間というコストを無駄に使う会議の例でした。

【トップはどんな態度で会議に臨むべきか】

　失敗する会議の実例をいくつかご紹介しました。
　ではトップはどんな態度で会議に臨むべきか。
　ここをいくつかご紹介しましょう。

１．報告は相手の目を見てきちんと「聴く」

　これは鉄則と言ってもいいでしょう。
　報告する人は、トップに向かって話すことがほとんどです。
　だからこそ、トップは報告する相手をしっかりと見て、「私はきちんと話を聴いているよ」というサインを送らなければいけません。

　大きく頷きながら相槌を打つ。
　話し終わるまで最後まで口を挟まずに聴く。
　もちろん、相手の方をしっかりと見る。

　こういった聴く姿勢ができていると、報告者も安心して話をすることができます。
　たったそれだけで、場の雰囲気というのは良くなるものですよ。

２．笑顔で報告を受け止める

　報告の中にはネガティブな内容も含まれます。
　そういう報告を聞くと、多くの人は眉をしかめ厳しい表情を浮かべるでしょう。

　しかし、トップがそういった表情を浮かべると、周りは
「これはまずいぞ」
　という気持ちになってしまい、恐縮して何も言えなくなってしまいます。
　言ったとしても、それはただの言い訳になってしまうでしょう。

　だからこそ、トップはネガティブな報告を受けたときこそ「笑顔で」受け止めることが必要になります。
「なるほど、そういうことがあったんだな」
　と、事実をにこりと笑って受け止めましょう。

　いやいや、笑えるような内容じゃないですよ。
　そう思うかもしれませんが、実は「笑って受け止める」＝「トップはそれだけの器の大きな人間なんだ」というように周りは思ってくれます。
　器が小さい人ほど、ちょっとしたことで怒ったりするものなのです。

　トップだからこそ、自分の器を大きく見せる。
　余裕のある態度を示すことで回りが安心します。
　そのためにも、ネガティブな報告ほど笑顔で受け止めるようにしましょう。

３．自分の意見を押し付けない

　報告を聞いて、トップとして行動を指示したくなるでしょう。
　こうしろ、ああしろと部下に命令をして、問題解決に導きたくなる気持ちはわかります。
　けれど、それって本当に正解なのでしょうか？

　だから会議の場では、自分の意見として
「私はこれについてはこう思うのだが、みんなはどう思うかな？」
　と、自分の思いはあくまでも一つの意見として伝えるようにしましょう。

　いや、むしろ自分の意見は後回しにして
「これについて、みんなはどう思うかな？」
　と、周りの意見を聞いてから、最後に自分の意見を述べたほうがいいでしょうね。
　そうしないと、トップの意見に場は引きずられてしまいますから。

　最終的に判断をするのはトップかもしれません。
　けれど、最初から決め打ちをして「この方法じゃないとダメだ！」みたいにしてしまうと、場はそれ以上の意見を出さなくなってしまいますので気をつけて下さい。

４．腕組み、足組みをしない

　人によっては腕組み、足組みをして話を聞くのが癖になっている人もいるのではないでしょうか。
　実はこれ、周りから見ると、緊張感をあおってしまいます。

　腕組みは防御の姿勢とも言われ、相手の意見などから身を守ろうとしたときに無意識に行われる仕草なのです。
　足組みも同じように、無意識に相手から距離を取ろうとしたときに出てしまったり、また退屈だと感じた時に起きてしまいます。

　会議の場でトップがそんな姿勢を取ると、周りはどう思うでしょうね？
　当然ながら、そんなトップとは自然と距離感を感じてしまいます。

　だからこそ会議の場面では腕組み、足組みは極力避けるように意識をして下さい。
　できるだけ身を乗り出して、相手の方を向くように心がけましょう。

５．否定せずに「なるほど」を使おう

　自分の思いや考えと違う意見を言われると、つい
「でも、それは…」
　と口を挟みたくなります。

　これはＮＧ、絶対に避けて下さい
　この「でも」という言葉は禁句です。

　こういうときは「なるほど」と一言伝えてみるといいですよ。
「なるほど、これはこういうことなんだね」
　と、相手の伝えた内容を要約して復唱します。
　その上で自分の思いや意見を伝えるのです。

　特に会議の場でトップに「でも」で否定されると、それだけで相手は心が折れてしまいます。
　下手をすると、人格まで否定された気持ちになってしまうのです。
　これはトップがそんなこと思っていなくても、相手が勝手にそう思い込んでしまいますからね。

　なので普段の会話から「なるほど」で相手の意見を受け止める訓練をしておきましょう。
　そして会議の場面でも、しっかりと「なるほど」と活用していきましょうね。

【大事なのは事実を認識すること】

　こういった態度を使いながら、トップが会議の場面でしっかりと認識してほしいことがあります。
　それは「内容の事実を把握すること」です。

　報告会議などでは、報告者の感情がつい出てしまうことがあります。
「こういう事が起きたため、できないと判断しました」

　このときトップはつい「できない」の方に意識を向けてしまいます。
　その結果「どうしてできないと思ったんだ？」と追求してしまいがちです。

　けれど大事なのは「何が起きたか」という事実のほうです。
「なるほど、こういう事が起きたんだな」
　その事実を受け止め、深堀りをするならその事実に対しての追求をしていきましょう。

　「なぜそういうことが起きたのか？」
　「そこで何があったから、そういう事態に陥ったのか」

　ここで感情的判断に目を向けるのではなく、何がそうさせたのかを明確にすることが大事になります。
　トップが感情の方に目を向け始めると、結局は「言い訳」しか出てこなくなりますからね。

　会議の場で特にトップが目を向けてほしいのが「事実」です。
　ここを忘れないようにして下さい。

【最後はトップが責任を持つ】

　会議で決まったことに対して、その行動を起こしてもらおうとした時、メンバーは行動に対して躊躇してしまうことがあります。

　それをやるとお金と時間、人員が削られてしまう。
　前例がないのでやるのが不安だ。
　本当にうまくいくのか自信がない、などなど。

　だから最後は、会議で決まったことに対して
「私が責任を持つから、しっかりやってほしい」
と背中を押すような言葉を伝えてみましょう。

　誰しもやったことのないことに対しては不安を抱くものです。
　けれど、それをやらないと前には進めない。
　だからトップがしっかりと後ろから支えるという気持ちをもって、励ましていきましょう。

　そうすることで組織は安心して前に進むことができます。
　もちろん、やってみないとわからないし、失敗もあるでしょう。
　その失敗の責任を自分が負うつもりがなければ、組織のトップとは言えません。

　堂々とした態度でいることで、トップに対して安心感を感じてくれるものなのですよ。

【おわりに】

　会議でのトップの態度、いかがだったでしょうか？
　こういったことが自然にできているトップがいる組織は、間違いなく伸びています。
　逆に、自分の思いのままに組織を動かそうとしているところは、思ったほど伸びないものです。

　そもそも会議は何のためにやっているのか？
　わざわざ頭を突き合わせて、意見を出してもらおうとする意図はなんなのか？

　あなたが一人で組織全体を動かそうとしても、それは無理なことです。
　多くの人の同意があり、納得してこそ人は、そして組織は動き始めます。
　まずは会議でのトップのありかたを変えて、みんなで話し合える意識を高めるようにしていきましょう。

　会議でのトップのあり方については理解できました。
　けれど、逆に会議の参加者についてはどうでしょうか？
　これも実はちゃんと意識をしていないと、会議そのものが成り立たなくなってしまいます。

　次回は「会議参加者としての態度」についてお伝えします。
　ファシリテーターでなくても、会議の参加者の心構え一つで会議の場の雰囲気はガラッと変わるものです。
　どんな心構え、態度が必要なのかをぜひ学んで下さい。

　では次回も乞うご期待！