会議で話が噛み合わない！どうやって論点を整理する？

　前回は「会議の参加者の態度で会議の質が決まる」ということをお伝えしました。
　会議って、ファシリテーターやトップだけでなく、参加者も意識をすることが大事なんですね。

　ところで、会議の場で、こんな瞬間ってありませんか？
　みんな話しているのに、なぜか前に進まない、さっきから同じことを繰り返している気がする。
　そして「結局、何を決めたい会議なんだっけ？」と頭の中が真っ白になる
　その結果、会議後に「で、あれって何が結論だったの？」となる

　私はプロのファシリテーターとして、いろんな会社の会議を見たり、会議の相談を受けたりしてきました。
　その中で「話が噛み合わない会議」には、ある共通点があることを見つけました。
　それは――論点がズレているのに、誰もズレていることを言語化できていないということです。

　でも、安心してください。
　論点整理って、頭の良さとか、話が上手い下手とはあまり関係ないんです。
　ちょっとした“型”を知っているかどうかで決まるんですよ。

　ということで、会議で話が噛み合わないときに、どうやって論点を整理していくか、そのコツを今回はまとめていきます。

【噛み合わない会議の正体】

　会議で話が噛み合わないとき、現場ではだいたい次のようなことが起きています。

　・目的（何のため）がズレている
　・論点（何を決める/何を議論する）がズレている
　・前提（何を事実として扱うか）がズレている
　・言葉の定義（その言葉、意味同じ？）がズレている
　・視点（顧客視点・現場視点・経営視点）が混ざっている

　会議って不思議で、ズレているときほど、みんな真面目に話します。
　真面目だからこそ、余計に止まらないんです。

　私もファシリテーションを学ぶ前の会議では何度もこうなりました。
　今思えば、盛り上がっていたのは“議論”ではなく、“すれ違い”だったんですね。

【論点整理のコツは止める勇気から】

　実はここが一番大事なんです。
　噛み合わない会議を整えるには、途中で一度、会話の流れを止める必要があります。
　でも多くの人は止められない。
　その理由は次のとおりです。

　・話の腰を折りたくない
　・自分が分かってないと思われたくない
　・立場的に言いづらい
　・空気が悪くなりそうで怖い

　会議を上手に運ぶ人って、実は「あ、今論点がズレてるかも」と気づける人なんです。

　止めるときに大事なのは、“正しさ”じゃなくて、“丁寧さ”です。
　言い方を柔らかくすれば、会議は止まるどころか、むしろ前に進みます。
　例えば、こんな感じ。

「すみません、今の話って、論点がどこか確認してもいいですか？」
「ちょっと整理したいんですが、今決めたいのはAとBのどっちでしたっけ？」
「私の理解が追いついてなくて…いったん要点まとめてもいいですか？」

　この“低姿勢の整理”は、場を壊しません。
　むしろ、多くの人が心の中で「それそれ！」と思ってくれるんです。

【論点整理の３ステップ】

　ではどのようにすれば論点を噛み合わせることができるのか。
　そのための３ステップをご紹介しましょう。

ステップ1：目的を確認する（何のための会議？）

　まずはここをきちんと押さえておきましょう。
　目的がズレると、全部ズレます。
　こんな感じで会議の参加者に伝えてみて下さい。

「今回の会議って、何のために集まってますか？」
「今日、この会議が終わった時に“良かった”って思える状態は何ですか？」

　目的が言葉になると、参加者の頭が同じ方向を向きますよ。

ステップ2：論点を１つに絞る（いま何を話す？）

　噛み合わない会議は、だいたい論点が２つ３つ混ざっています。
　これを正すために、つぎのように問いかけて下さい。

「今の話って、A（案の選定）とB（運用ルール）のどっちの話ですか？」
「今決めたいのは、方向性？それとも具体策？」

　ここで大事なのは、論点を“１つ”にすることです。
「今日全部決めよう」とすると、だいたい何も決まりません。

ステップ3：決めることと、考えることを分ける

　会議で多いのが、「結論を決めたい人」と「検討したい人」が混ざっている状態です。
　このズレが、噛み合わなさを生みます。
　分け方として、次のような例を参考にして下さい。

・今日決める：A案でいくかB案でいくか
・今日考える：リスクと対応策の洗い出し
・次回までの宿題：コスト試算、現場ヒアリング

　これをホワイトボードに書くだけで、会議が整っていきます。

【噛み合わないを起こす４つのズレと整え方】

　次は現場で特に多いズレを４つに絞って、整え方を紹介します。

① 事実と意見が混ざっている

「たぶん無理です」「現場は嫌がります」
　これ、意見としては自然なんですが、会議では噛み合わなくなる原因にもなります。
　整え方はシンプルで、こう聞いてみましょう。

「それって、事実として起きていることは何ですか？」
「何が観察できていますか？」
「数字や具体例で言うとどうなりますか？」

　こうやって事実が出ると、議論が「感想大会」から「意思決定」に変わります。

② 言葉の定義が違う

「急ぎで」「改善して」「ちゃんと」などなど、便利な言葉ほど、定義がバラバラです。
　この場合の整え方はこうです。

「“急ぎ”って、今日中？今週中？どのレベルですか？」
「“改善”って、何がどうなれば改善ですか？」
「“ちゃんと”って、具体的にどんな状態ですか？」

　抽象的で曖昧だなと思った言葉が出たときには、ファシリテーターがすかさずこういった質問をして、参加者の頭の中にある言葉の定義を明確にしていきましょう。

③ 視点が混ざっている（顧客・現場・経営）

　同じテーマでも、立場が違うと見えている景色が違います。
　こういう場合は、視点をラベリングします。

「今の話は“顧客視点”の話ですね」
「これは“現場の運用”の話ですね」
「ここは“経営判断”の話ですね」

　このように、発言の視点にラベルがつくと、議論が衝突から整理に変わります。

④ 時間軸が混ざっている（短期と長期）

「今月どうする？」の話なのに、「将来は…」が始まる。
　長期戦略の話なのに「今日の業務が…」になる。
　こんな感じで時間軸が揃っていないこともあります。
　これを整えるために、時間軸を区切ってみましょう。

「短期（今月）と中長期（半年〜）は分けて話しませんか？」
「将来の話は大事なので、別枠で時間取りますか？」

　このように時間軸を分けるだけで、話は噛み合い始めますよ。

【ファシリテーターじゃなくてもできる要約の力】

　論点を整理するのは、ファシリテーターの役割では？
　そう思うかもしれませんね。
　けれど、参加者こそ論点整理ができると強いんです。
　なぜなら、会議の空気は全員で作るものだからです。

　参加者ができる一番シンプルな貢献は、要約です。
　例えば、途中で誰かがこう言ってみるんです。

「ここまでの話をまとめると、Aが課題で、Bが原因で、Cを検討してる、で合ってますか？」
「今出ている選択肢は３つで、優先順位を決める段階ですね」

　要約は、会議の羅針盤になります。
　しかも、要約が入ると発言が短くなるんです。これ、ほんとに効きます。

【会議で使える３つの魔法の質問】

　最後に、これだけ覚えておけば何とかなる、という質問を３つ紹介します。
　会議が噛み合わないとき、この３つを使うことで参加者の気付きを促すことができます。
 

「今日のゴールって何でしたっけ？」
「今の論点は、何を決める話ですか？」
「それって事実ですか？意見ですか？」

　この３つが言えるだけで、会議は整います。
　上手く言えなくても大丈夫。丁寧に言えばいいんです。

 

【具体的な解決シーン１】

　ここで、実際によくある「噛み合わない会議」の場面を、一つ具体例として紹介します。
　テーマは、営業部と製造部の定例会議。議題は「新商品の納期をどうするか」です。

　営業側の発言はこうです。
「この案件、来月頭までに入れないと失注します。何とか前倒しできませんか？」
　一方、製造側はこう返します。
「いや、それは厳しいです。今月は人が足りなくて、今のスケジュールでもギリギリなんです」

　すると営業側はイライラしながら、「でも、お客様は待ってくれませんよ？」と発言。
　製造側もムッとして、「現場の事情も分かってくださいよ」…という感じで、議論が“すれ違い”に変わっていきます。

　こういう会議、見覚えありませんか？
　この場面で起きていることは、実は「意見の対立」ではなく、論点の混在です。

　営業の論点：失注を避けるために、いつまでに納品できるか（顧客視点）
　製造の論点：現場のキャパで、現実的に対応可能か（運用視点）

　どちらも正しい。でも、論点が違うから噛み合わない。
　このとき、ファシリテーターが入れる一言は、こうです。

「すみません、いったん整理しますね。
　今の話は『納期を前倒しできるか』の議論に見えますが、先に確認したいです。
　今日この場で決めたいのは、『最短の納期を確定すること』で合ってますか？」

　そして、目的が合っているなら、次は論点を一つに絞ります。
「では論点は『最短納期』にしましょう。
　そのうえで、営業側は『絶対に外せない期限』、製造側は『現場キャパの制約条件』を出してもらえますか？」

　ここまで整うと、会議は驚くほど前に進みます。
　営業は「来月5日までに入らないと失注の確率が高い」と期限を明確にする。
　製造は「今月の残業上限と人員の空き状況から、前倒しできるのは3日が限界」と条件を明確にする。
　すると議論は、感情ではなく選択肢の検討に変わります。

「じゃあ、3日短縮する代わりに、仕様を一部変更できないか？」
「外注工程を使えば、あと2日詰められる可能性がある」
「ただしコストが増える。判断は部長に確認が必要」

　こんなふうに、“すれ違い会議”が“意思決定の会議”に変わるんですね。

【具体的な解決シーン２】

　もう一つ、よくあるのが「言葉の定義」がズレているケースです。
　例えば議題が「業務改善」だったとします。

　Aさんがこう発言します。
「業務改善、早くやりましょう。とにかくムダが多いんです」
　Bさんはこう返します。
「いや、改善って言っても、今のやり方で十分回ってますよ」
　Cさんは、
「改善っていうより、システム入れ替えが先じゃないですか？」

　この時点で、3人とも頭の中の「改善」が違います。
　Aさんは「手順のムダ取り」、Bさんは「現状維持」、Cさんは「システム刷新」の話をしています。
　これでは噛み合いませんね。

　だからここでは、こんな質問をするんです。

「すみません、確認させてください。
　今日の“改善”って、何がどうなったら改善と言える状態を想定してますか？」

　この一言で、参加者は“ふわっとした正しさ”から、具体的なゴールに意識が向きます。
　論点整理って、こういうところから始まるんです。

【具体的な解決シーン３】

　要約についてもお伝えしましょう。
　要約って、きれいにまとめようとすると難しくなるんですが、ポイントは一つだけです。
　「今の現在地」を30秒で言う。これで十分です。
　例えばこうです。

「今のところ、A案とB案が出ていて、判断基準は“納期”と“コスト”の2つ。
　次は、どっちを優先するかを決める段階ですよね？」

　このくらいの要約なら、参加者でも言いやすいですし、会議がグッと整います。
　要約は“正解”じゃなくて、“確認”なので、完璧じゃなくていいんです。
　むしろ「合ってますか？」を付けると、場が柔らかくなるのでおすすめです。

【おわりに】

　論点整理とはは“優しさ”です。
　会議で論点を整理する人って、目立ちます。
　でも私は、論点整理は「仕切りたい人」がやるものではないんです。

　論点整理って、みんなの時間を大切にする優しさなんです。
　早く終わらせるため、ちゃんと決めるため、誰かの発言が埋もれないため、みんなが納得して動けるため。
　そのために、一度止めて、整える。

　ファシリテーターとは言え、議論を止めるのは怖いものです。
　でも、勇気を出して「整理してもいいですか？」と言えたとき、会議がすっと静かになって、空気が整っていくものなんですよ。

　もし今、あなたが「会議が噛み合わない…」と感じているなら、今回お伝えした中から一つだけでいいので試してみてください。
　そうすることできっと、会議の景色が変わりますよ。

　意見がかみ合わないのと同じように、会議で困るのが「脱線」です。
　話が脱線したらどうすればいいのか、そもそも脱線しないためにどんな工夫をすればいいのか。
　次回は「会議の脱線」をテーマにお届けします。
　乞うご期待！