会議のルール、上手に作って上手に使いましょう

前回は会議の困ったちゃんの扱い方についてお伝えしました。
困ったちゃんという猛獣をどのように扱うのか、ファシリテーターはそのもう移住使いになる必要があります。
猛獣もパターンがあるので、それぞれに対応した扱い方をマスターしましょうね。

そしてその猛獣たちに立ち向かうためには「ムチ」になる武器が必要です。
その武器が「会議のルール」です。
今回は会議のルールの作り方と使い方についてお伝えしていきましょう。

 

【会議のルールがないとどうなる？】

会議のルールの作り方や使い方を説明する前に、どうして会議にルールが必要なのか、それをお伝えしましょう。
そもそも会議にルールがないとどうなるのか、それがわかれば必然的に会議のルールの必要性も理解できるでしょう。

その１　同じ人が延々としゃべり続ける

これは困ったちゃんの中にもありましたね。
発言時間などの制限を設けていないと、しゃべりたい人が延々と喋る「独演会」になってしまいます。
こうなると時間が圧迫されてしまい、議論をする時間がなくなってしまいます。
無駄な時間だけが過ぎていく、なんてことが起きてしまうのです。

その２　鶴の一声で結論がひっくり返される

これも困ったちゃんにいましたね、ちゃぶ台返しマンです。
ルールを決めておかないと、特に偉い人が最後の最後で結論をひっくり返してしまう、なんてことが起きるのです。
今までの議論はなんだったの…ということに陥ってしまうのも、ルールが無いがゆえに起きてしまうことなのです。

その３　場の雰囲気が悪くなる

ルールを決めておかないと、人の意見に対してすぐに否定する「否定マン」が登場して、せっかくの意見も台無しに。
その結果、場の雰囲気が悪くなって誰も意見をしなくなってしまいます。
また否定されたくないので、当たり障りのない意見しか出せなくなることも。
これでは良いアイデアも出なくなるというものです。

その４　結論を誰かに委ねてしまう

みんなで話し合って結論を出すことが会議では必要になります。
しかし、そのために必要とされるルールがないと、みんな他人任せになってしまいます。
だって、だれも結論に対して責任を持ちたくありませんからね。
その結果、結論を出そうとせずに誰かが「やります！」と言い出すのを待ってしまうということも起きてしまうのです。

その５　会議にかけるコストが高くなる

そもそも会議という時間にコストがどれだけかけられているか、参加者はあまり意識を持っていないでしょう。
一般的にはそこにいるだけで「時給」というのが発生します。
しかし、会議のルールが無いと無駄に時間を欠けてしまうことになり、結果的に企業としてコストだけが高くなるということにもなりかねません。
コスト意識をつけてもらうためにも、会議のルールは必要なのです。

【ルールをつくるときの基本】

具体的なルールの中身に入る前に、ルール作りをするときの基本的な考え方をご紹介しておきます。
これを知っておくと、皆さんが「ルールを守ろう」という意識が高まるものです。

１．ルールは肯定形でつくる
ルールをつくる際に、否定形もしくは否定的な言葉はできるだけ避けたほうがいいです。
これは脳の仕組みによるものです。

脳は否定形を認識しないようにできています。
「〜しないようにしましょう」とすると、「〜する」というイメージを付けて、それに禁止印をつけるようにしようとします。
しかし頭の中には「〜する」という印象が残ってしまい、逆に禁止したいことをやろうとしてしまうのです。
できれば語尾は「〜しましょう」のようにすると、参加者も納得感が高まりますよ。

２．ルールは短い言葉でつくる
ルールをつくる際には、できるだけ短い言葉で箇条書きにしましょう。
一つの文に２つ以上の項目は入れないで下さい。
これも脳の仕組みによるもので、一つの文に２つ以上の意味のある項目を入れてしまうと、脳は混乱してしまいます。

３．ルールはみんなで考えよう

会議のルールは会議の主催者やファシリテーターだけが考えてしまうと「押し付け」になる危険性があります。
たたき台は会議の主催者やファシリテーターが作成したとしても、このルールで運用してよいか、他に追加項目などが無いか、などを参加者にも確認を取る必要があります。

 

【どんなルールをつくるといいのか？】

では会議ではどのようなルールをつくるといいのでしょうか？
基本的には、会議のルールはそれぞれの会議で決めるべきでしょう。
とはいっても、一般的には以下のような項目がルールとして決められることが多いです。

１．時間は守りましょう
会議の開催時間を守るのはもちろんのこと、例えば「５分間話し合って下さい」などグループ内でのディスカッションの時間なども守るように促します。
時間管理意識はファシリテーターだけでなく、参加者にも持って頂く必要があります。

２．人の発言を受け止めましょう

ここは多くのルールが「人の意見は否定しないようにしましょう」というようにしがちですが、これだと否定形になります。
私が推奨するのは「受け止める」というようにすると、しっかりと聞き耳を立ててくれるようになります。

３．発言は最後まで聞きましょう

このルールを作っておくことで、途中で口を挟んで持論をかざすという人を防ぐことができます。
仮にそういう場面があっても、ファシリテーターが注意を促しやすくなります。

４．発言は１分以内にしましょう

このルールを作っておくことで、独演会を防ぐことができます。
きっちり１分計る必要はありませんが、少し長いなと感じたらこのルールを適用して注意を促してみましょう。

５．手を挙げて発言しましょう

発言時には挙手を、これも基本的なことです。
そうしないと、発言が無秩序になりファシリテーターも板書が間に合わなくなって混乱してしまいます。
意見がある場合は必ず挙手させるようにすることで、ファシリテーターも落ち着いて場をコントロールできるようになります。

 

【ルールを守ってもらうための手順】

ルールを作ったはいいけれど、それが形骸化してみなさんが守らないようでは意味がありません。
また、ルールをきちんと知らされていないなどがあると、全く意味のないものになります。

そうならないために、会議の参加者にルールを守ってもらうための「運用のコツ」をお伝えしましょう。

コツ１　会議の冒頭で毎回確認する

会議の冒頭で、会議の目的や目標を伝えるとともに、同じルールでも毎回ファシリテーターがルールを読み上げて確認をするといいです。
そうすることで、参加者の頭の中にルールが印象付けられます。
また、始めて会議に参加する人も、ルールについて意識を持ってもらうことができるでしょう。

コツ２　会議開催通知に記載しておく

会議開催通知には、会議の目的、目標、アジェンダなどが記載されているでしょう。
それに加えて、会議のルールも記載しておくといいですね。
これにより、会議参加前に意識をつけてもらうことができます。

コツ３　ルールを貼り出しておく

会議のルールは繰り返し同じことを使うことが多いでしょう。
その場合、大きめの紙に印刷をしておいたり、模造紙に書いておいてそれを貼り出すといいです。
目に見える形で常に意識させることで、参加者もルールを守ろうとするでしょう。
またルールを破ろうとした人に「こちらに書いてあるルールを守って下さい」と注意を促しやすくなります。

コツ４　その都度注意をする

ルールを破ろうとした人、もしくは破った人に対しては、その都度ファシリテーターが「ルールを守って下さい」と注意をして下さい。
一度注意をすると、他の参加者も「ルールを守らないと叱られる」という意識がつきます。

コツ５　とにかく繰り返す

ルールを守ってもらうというのは、いわゆるしつけと同じです。
何度も何度も繰り返すことで、その意識は高まります。
また、初参加の方もすでに場が「ルールを守る」という意識でできあがっているため、自然とその流れに乗ってしまうようになります。
しつけは何度も繰り返すことがとても大事になるものです。

 

【会議のルールを上手に使うとどうなるのか？】

これは私が実際に指導をしたある企業の会議の変化です。
その会議には最初はルールというものがありませんでした。
そのため、困ったちゃんがたくさん発生しました。

特に困ったのが、一人の人が延々と喋り続けて、時間だけが過ぎていく。
その人は自分の意見が通らないと、人の発言を遮って自論をかざすような人でした。
実際にそれが困っていたので、会議指導を依頼されたのです。

そのときに行ったのが「会議のルール作り」です。
基本的な案はこちらから提示して、それに加えてその企業独自のルールも追加しました。
例えば次のようなもの。

・良いと思った意見が出たら拍手をする
・反対意見を述べるときには「反対意見があります」と宣言をしてから述べる
・会議では必ず一度は発言をする

こういったルールのお陰で、今まで発言を控えていた若手社員が徐々に発言を行うようになりました。
つまり、会議の場が「安心、安全」になったのです。

今では企業としての組織文化となり、会議から次々と新しいことをやろうという雰囲気も生まれてきました。
会議のルールをつくるだけで、こんなにも変わるものなのですね。

 

【そもそも何のためのルールなのか？】

ルールというと、一般的には対象者の行動を縛り付けるイメージがあります。
みなさんも学生時代に「校則」というのがあったでしょう。
その中にはさまざまな「禁止項目」がありましたよね。
これをしてはいけない、あれはダメだ、ルールとはそういうものだという認識が私達の中に根付いています。

しかし本来、ルールというのは「守らなければいけないもの」というよりも「守ることでみんなが助かる」というものでなければいけないと私は思っています。
だからこそ、ルールに「否定語」は使わないようにしてほしいのです。

会議のルールとは、会議に参加する皆さんが安心して発言を行い、より良い結論を導くためのものです。
これが会議のルールを決める目的なのです。

「ルール」＝「罰則」
ではありません。
「ルール」＝「みんなでより良いものをつくる基準」
というようにとらえてみましょう。
そうすることで、みんなで守れるルールがつくれるようになりますよ。

【おわりに】

今回は会議のルールについてお伝えしました。
会議のルールは、最終的には自分たちでつくるものです。
ある程度の骨子は、他の企業や組織のものを真似するのがいいでしょう。

そして使っていきながら、みんなで
「ここはこんなふうにしたほうがいい」
「ここの表記はこっちに変えてみよう」
ということを、ワイワイやりながら変えていきましょう。

そうなんです、ルールは一度作れば終わりじゃないんです。
何度も何度も作り直して、みなさんが納得いくものを作成していくこと。
これが大事なのです。

実はこれ、会議のルールだけの話じゃありません。
校則だって、会社の規則だって、時代に合ったものに変えていく必要があります。
そういう意味で、まずは会議のルール作りを一つの足がかりにして、さまざまなルールの見直しもやってみましょう。

さて、会議のルールとその運用はできるようになりました。
これでどんな会議がきてもバッチリ！
と言いたいところですが、ひょっとしたらこんな問題がありませんか？

「意見が対立した！どうすれば場を治めることができるの！？」
そう、いくらルールで否定をしてはいけないと決めていても、反対意見というのは必ず出ます。
というよりも、出なくちゃいけないんです。

このときの適切な対処法を知っておかないと、会議が混乱してしまいます。
さて、どうすれば意見の対立を丸く治めることができるのか？

次回は意見が対立したときの対処法についてお伝えします。
乞うご期待！