研修や会議で「時間が足りない！」と爆速倍速になっちゃうあなたへ

こんにちは！ユーアンドミークリエイト代表取締役の古賀弘規です。

宮崎初のコーチング・ファシリテーターとして、日々たくさんの研修や会議の場でお手伝いをさせていただいています。

今日もブログを開いてくださり、本当にありがとうございます！

 

さて、みなさん。研修や会議を進めているときに、ふと時計を見て「あれ！？もうこんな時間！？」と焦った経験はありませんか？

 

「やばい、まだ予定の半分しか終わっていないのに、残り時間はあと10分しかない…！」

そんなとき、ついついやってしまいがちなのが、あの「時間が足りないパニック」ですよねぇ。

 

焦った進行役の方が、急に動画の1.5倍速や2倍速再生みたいに爆速で喋り始めるんです。

「えー、時間がなくなってまいりましたので、ここからは倍速でお伝えします！スライドの○ページから○ページまでは各自で読んでおいてください！で、結論はですね…！」

といった感じで、怒涛のラッシュが始まるわけです。

 

これ、やってしまうお気持ち、すご〜くよく分かります！私自身も昔はよくやっていました（笑）。

準備してきた内容を全部伝えたいですし、せっかく作った資料を飛ばすのももったいないですものね。

なにより「時間内に完璧に終わらせなきゃ」という責任感が強いからこそ、焦ってしまうんですよね。

 

でもね、ちょっと立ち止まって、そのときの参加者のみなさんの表情を思い出してみてほしいんです。

突然始まった爆速進行に、頭の上に「？？？」がたくさん浮かんでいたり、完全に置いていかれてポカンと呆然としていたりしませんか？

 

実は、時間が足りなくなって倍速で情報を詰め込んでも、受講者や参加者のみなさんの心には、ほとんど何も残らないことが多いんです。

早送りで流れる景色のように、大切な情報がスーッと頭を通り過ぎていくだけになってしまうんですね。

 

【時間が足りないときこそ「捨てる勇気」を持ってみよう】

 

じゃあ、そんな「時間が足りないパニック」に陥りそうになったとき、私たちファシリテーターやリーダーはどうすればいいのでしょうか？

ここで、コーチングやファシリテーションの視点から、私からの優しいアドバイスをひとつお伝えさせてくださいね。

 

それは、「予定していた通りに完璧に全部伝えること」を一回手放してみる、ということです。

そして、「残りの時間で、参加者にとって一番大切なことは何か？」をその場で選び直すことなんです。

 

時間が押しちゃったら、まずは「ふぅー」と深呼吸をひとつ。

そして、心の中でこう自分に問いかけてみてください。

「今日、参加者のみなさんに一番持って帰ってほしい持ち帰りのメッセージは何だろう？」と。

 

予定していたアジェンダやスライドを、すべて消化する必要なんて全然ないんですよ。

「よし、この説明は思い切ってカットしよう！その代わり、この一番大切なワークに最後の5分を使おう」

そうやって決める「捨てる勇気」こそが、実は参加者の学びを深める鍵になるんです。

 

【みんなで残りの時間をどう使うか対話してみる】

 

さらに素敵な解決策として、その「時間が足りない状況」を隠さずに、参加者のみなさんと共有してしまうという方法もあります。

 

「みなさん、今日のワークがすごく熱を帯びて盛り上がったので、予定より時間が押してしまいました！とても嬉しい悲鳴です。

そこでご相談なのですが、残りの10分間で『まとめの発表』をするか、『次回に向けたアクションプラン作り』をするか、どちらに時間を使いたいですか？」

 

こんなふうに、素直に問いかけてみるんです。

これぞまさに、みんなで場を作り上げるファシリテーションの極意なんですよねぇ。

 

進行役が一人でパニックになって爆速倍速で走っていくのではなく、場にいる全員で「残りの時間の使い方」を決める。

そうすると、参加者のみなさんも「自分たちの会議なんだ」「自分たちで選んだんだ」という当事者意識が芽生えて、満足度がぐーんと高まるんです。

 

【最後にお伝えしたいこと】

 

時間通りにきっちり進行することも大切なお仕事ですが、もっともっと大切なのは「参加者の心に何が残ったか」「みんなでどんな良い対話ができたか」ですよね。

 

次回もし研修や会議で「やばい！時間が足りない〜！」とパニックになりそうになったら、どうかこのことを思い出してくださいね。

爆速で喋るアクセルを踏み込むのではなく、一歩立ち止まって、一番大切なものを選ぶブレーキを優しく踏んでみてください。

 

あなたのその優しさとゆとりが、参加者のみなさんを温かく包み込み、最高の学びやアイデアを生み出すきっかけになりますよ。

 

みなさんの研修や会議が、もっと笑顔であふれ、心地よい対話の場になることを、宮崎の地からいつも応援しています！

 

最後までお読みいただき、本当にありがとうございました。

ユーアンドミークリエイト代表取締役の古賀弘規でした。また次回のブログでお会いしましょうね！