研修や会議で「時間が余る地獄」にハマっていませんか？余白を価値に変えるファシリテーションのヒント

こんにちは！ユーアンドミークリエイト代表取締役の古賀弘規です。

 

宮崎初のコーチング・ファシリテーターとして、日々たくさんの企業や組織の研修や会議をサポートさせていただいています。

 

さて、みなさんは研修や社内会議の進行をしているとき、こんな経験をしたことはありませんか？

 

「よし、予定していた議題は全部話し合えたぞ！……あれ、まだ30分も時間が残っている……」

 

そう、これこそが研修や会議の現場でよく起こる「時間が余る地獄」ですよねぇ。

 

【地獄と感じてしまう、あの気まずい空気】

 

予定していた内容が早く終わるというのは、一見すると素晴らしいことに思えますよね。

 

でも、進行役や講師を務めている立場からすると、ここからの時間が本当に長く、恐ろしく感じられるものです。

 

「何か質問はありませんか？」と問いかけてみても、しーんと静まり返る室内。参加者のみなさんは視線を落としたり、手元の資料を意味もなくペラペラとめくったり……。

 

気まずい沈黙に耐えかねて、無理に時間を引き延ばそうと関係のない雑談を始めてしまったり、すでに決まったことを何度も確認し直したり。

 

「早く終わらせてみんなを解放してあげたいけれど、終了予定の時間までは場をつながなきゃいけないのかな」と、頭の中が焦りでいっぱいになってしまいますよね。

 

【「時間が余る」のは実はポジティブなこと】

 

でもね、ちょっと立ち止まって考えてみてほしいんです。

コーチングやファシリテーションの視点から見ると、「時間が余る」ということ自体は、決して悪いことではないんですよ。

 

予定より早く議題が進んだということは、参加者のみなさんの集中力が高かったり、お互いの理解がスムーズだったりした素晴らしい証拠でもあります。

 

ですから、まずは「時間が余ってしまった、どうしよう！」と自分を責めたり焦ったりする必要はまったくありません。

 

大切なのは、その残された「余白の時間」を焦りの時間にするのではなく、参加者にとって価値のある時間に変えてあげることなんです。

 

【余った時間を「学び深まる宝物」に変える問いかけ】

 

もし時間が余ってしまったら、無理に新しい議題を追加したり、全体に向かって質問を絞り出させようとしなくて大丈夫ですよ。

 

そんなときは、参加者同士で「振り返り」と「対話」を楽しむ時間をプレゼントしてあげましょう。

 

例えば、こんな温かい問いかけを投げかけてみるのはいかがでしょうか。

 

「今日のお話の中で、一番心に残った言葉や新しい気づきは何でしたか？」

 

「今日決まったことを、明日からの仕事でどう活かしていけそうでしょうか？」

 

全体に向けて聞くのではなく、隣の人とペアになったり３人くらいの小さなグループになってもらって、リラックスした雰囲気で語り合ってもらうんです。

 

大勢の前だと発言しにくかった方も、少人数の対話なら「実はさっきのポイントがすごく勉強になってね」なんて、楽しそうに話し始めてくださるんですよ。

 

【「時間を使い切る」ことより大切なこと】

 

会議や研修の本当の目的は、決められた終了時間ぴったりまで話をし続けることではありませんよね。

 

参加したみなさんが心から納得し、「参加してよかったな」「明日からこうしてみよう！」と前向きな気持ちを持ち帰ることこそが、一番大切な目的です。

 

もしじっくり振り返りをしてもなお時間が余るようなら、「みなさんの集中力のおかげで、予定より早く素晴らしい成果が出ました！本日はこれで終了にします」と、笑顔で繰り上げ終了にするのも素敵な判断です。

 

予定より早く終わって生まれた時間を、参加者のみなさんが自分の業務に使ったり、ほっと一息つく時間に充てられたら、それも参加者への大きなプレゼントになりますからね。

 

時間が余る地獄を、参加者の笑顔が生まれる「最高の余白」に変えていく。

 

そんな柔軟で温かいファシリテーションを、ぜひ次の機会に試してみてくださいね。

 

ユーアンドミークリエイトの古賀弘規でした。またブログでお会いしましょう！